Effizientes Retourenmanagement in der Apotheke

Berlin -

Nach dem Skonto-Verbot des BGH ist effizientes Retourenmanagement wichtiger denn je. Ein engmaschig kontrolliertes Warenlager minimiert nicht nur die Retourenzahl, sondern kann auch Kosten senken. Es gibt aber auch Sonderfälle, die Apothekenteams im Hinterkopf behalten sollten.

Apothekenteams stehen derzeit durch ein vielfältiges Aufgabenportfolio vor großen Herausforderungen. Da ist es manchmal gar nicht so einfach, Bestandslisten konsequent zu führen. Doch gerade das Warenlager in Apotheken kann viel ungenutztes Kapital enthalten. Eine gute Bestandsführung hilft, unnötige Retouren und Kosten zu vermeiden. Dabei ist es hilfreich, die Bestandslisten regelmäßig zu aktualisieren. Denn gerade seltener gepflegte Listen, wie beispielsweise die Verfallsliste des Notfalldepots, können zu einer unangenehmen Überraschung führen.

Immerhin ist die Rücknahme von Arzneimitteln durch Hersteller oder Großhändler an bestimmte Voraussetzungen geknüpft. So müssen Falschlieferungen oder Fehlmengen umgehend nach Warenerhalt gemeldet werden. Transportschäden sind genauso zeitnah zu reklamieren wie Bestellfehler und Qualitätsmängel.

Artikel mit kurzem Verfall können bei vielen Bezugsquellen bis wenige Monate vor Ablauf oder im Rahmen von Lagerbereinigungen retourniert werden. Der Rückversand erfolgt in der Regel durch den Lieferanten selbst unter Einhaltung der GDP-Richtlinien; eigenständige Rücksendungen werden seltener akzeptiert. Genehmigte Retouren werden in der Regel abgeholt, in Einzelfällen kann – nach Absprache – eine Vernichtung vor Ort erfolgen. Eine Gutschrift wird nach Prüfung der vollständigen, unversehrten und verkehrsfähigen Ware ausgestellt. Für die Rücksendung ist eine Anmeldung sowie ein unterschriebener Retourenschein erforderlich.

Securpharm – Rückbuchung möglich?

Securpharm schützt vor gefälschten Arzneimitteln. Apotheken müssen seit Februar 2019 bei verschreibungspflichtigen Medikamenten die Sicherheitsmerkmale prüfen und deaktivieren. Nach der Deaktivierung kann die Packung nicht mehr retourniert werden.

Es gibt jedoch eine Ausnahme: Wenn eine Packung fälschlicherweise ausgebucht wurde, kann sie innerhalb von zehn Kalendertagen zurückgebucht werden, solange sie den Kontrollbereich der Apotheke nicht verlassen hat. Der Botendienst gehört dabei ebenfalls zum Kontrollbereich der Apotheke. Wird eine Packung an den Großhandel zurückgegeben, muss dieser vor einer Weitergabe die Retoure verifizieren. Eine ausgebuchte Packung darf dann weder an den Großhandel noch an andere Apotheken im gleichen Filialverbund abgegeben werden.

Arzneimittel sind wie Pfandflaschen

Das Verwaltungsgericht Gelsenkirchen entschied am 8. Oktober 2019, dass ein pharmazeutischer Großhändler auch Arzneimittel zurücknehmen darf, die er nicht selbst verkauft hat. Im konkreten Fall stritt sich die Noweda mit der Bezirksregierung Düsseldorf, die der Ansicht war, dass nur selbst verkaufte Arzneimittel zurückgenommen werden dürfen. Das Gericht stellte klar, dass der Begriff „Rücknahme“ lediglich die Rückgabe in eine andere Handelsstufe beschreibt, wie es auch bei Pfandflaschen oder Elektrogeräten der Fall ist.