IV steht für „Im Vertrieb“ – die Produkte werden vom Anbieter vertrieben und sind erhältlich. Über die Verfügbarkeit gibt die Kennzeichnung jedoch keine Auskunft, denn auch Arzneimittel, die vorübergehend nicht lieferbar sind, verlieren den Status nicht.

AV steht hingegen für „Außer Vertrieb“. Die Kennzeichnung bedeutet, dass das Arzneimittel nicht mehr ausgeliefert wird. Der Status lässt sich nicht mehr revidieren. „Diese Außervertriebnahme sollte endgültig und eine spätere Wiederaufnahme des Vertriebs nicht beabsichtigt sein“, schreibt die IfA. „Zu beachten ist, dass Artikel mit Status außer Vertrieb nicht reaktiviert, also nicht in den Status im Vertrieb, zurückgesetzt werden können.“

Bei Lieferengpässen folgt demnach keine Außer-Vertrieb-Meldung. Lagerware, die auf AV gesetzt wird, darf von der Apotheke weiter abverkauft werden, denn die Statusänderung ist nur möglich, wenn das Präparat dann noch verkehrsfähig ist. So wird gewährleistet, dass Großhandel und Apotheke Restbestände abverkaufen dürfen. Bei der Abgabe eines AV-Artikels ist jedoch Vorsicht geboten, da nicht jede Software die Rabattverträge anzeigt.

Ist das Arzneimittel jedoch nicht mehr verkehrsfähig, wird der Status „Nicht verkehrsfähig“ (NV) vergeben. Der Status kann im Vergleich zu AV reaktiviert werden, beispielsweise wenn eine behördliche oder richterliche Entscheidung vorliegt. Allerdings kann auf einen Nachfolgeartikel verwiesen werden.

Präparate mit dem Status NV, oder „Rückruf/Widerruf“ (RW), dürfen nicht mehr abgegeben werden. Letzterer erfolgte in der Vergangenheit beispielsweise aufgrund von Patentstreitigkeiten.

Wird ein Arzneimittel vom deutschen Markt zurückgezogen, trägt es den Status „Zurückgenommen“ (ZG). Betroffene Lagerware darf laut IfA nicht angegeben werden. Auch dieser Status kann nicht reaktiviert werden. Soll der Artikel nach einiger Zeit wieder auf den Markt gebracht werden, muss eine neue PZN beantragt und zugeteilt werden. Der Status kann beispielsweise vergeben werden, wenn Hersteller und GKV-Spitzenverband in den Verhandlungen um den Preis gescheitert sind. Außer der ZG- ist auch eine AV-Meldung zulässig. Der Vorteil: Lagerbestände dürfen abverkauft werden.

Tragen Präparate den Status AV, NV oder ZG, werden diese nach einiger Zeit automatisch aus der IfA-Datenbank gelöscht. Die Bereinigung erfolgt turnusmäßig ohne Antrag des Herstellers. Nicht apothekenpflichtige Produkte werden sechs Monate nach AV/NV-Meldung gelöscht. Für apothekenpflichtige Präparate gilt eine Frist von 24 Monaten nach AV-Meldung und sechs Monaten nach NV-Meldung. Zurückgezogene Arzneimittel werden bereits drei Monate nach Statuswechsel gelöscht.