Aufkleber im Personalienfeld sind bei Klinikverordnungen Gang und Gäbe und bei Privatrezepten unproblematisch. Bei Muster-16-Formularen, die zu Lasten der Kasse abgerechnet werden hingegen schon. Denn auf den rosa Rezepten sind einzig Korrekturetiketten zulässig. DAV und Ersatzkassen konnten sich jedoch für Entlassrezepte auf Aufkleber im Personalienfeld einigen. Im Ergänzungsvertrag heißt es in § 6 Absatz 2 „Der Vergütungsanspruch des Apothekers entsteht trotz nicht ordnungsgemäßer Verordnung oder Belieferung im Entlassmanagement auch dann, wenn es sich um einen unbedeutenden, die Arzneimittelsicherheit und die Wirtschaftlichkeit der Versorgung nicht wesentlich tangierenden, insbesondere formalen Fehler handelt.“

Auch GKV-Spitzenverband (Primärkassen) und DAV haben für Aufkleber eine Vereinbarung getroffen – zu finden unter Buchstabe f: „Ein Aufkleber ist fest und untrennbar mit dem Arzneiverordnungsblatt verbunden und die Angaben im Personalienfeld entsprechen den Regelungen der ergänzenden Verträge nach § 129 Absatz 5 Sozialgesetzbuch (SGB) V. In diesem Fall werden die Angaben mit der Abrechnung nach § 300 SGB V übermittelt.“

Dabei gilt es auf das Kleingedruckte zu achten, denn die Vereinbarung zwischen GKV und DAV endet in wenigen Wochen und Primärkassen können Aufkleber retaxieren. Denn in § 7 „Inkrafttreten und Außerkrafttreten“ heißt es: „Die Regelung nach § 6 Abs. 2 Buchstabe f gilt für einen Übergangszeitraum bis zum 30. September 2018.“ Für BtM- und T-Rezepte sind Aufkleber nach wie vor nicht zulässig.

Apotheker müssen auch die Belieferungsfrist im Auge haben. Denn Entlassrezepte dürfen nur innerhalb von drei Werktagen zu Lasten der Kasse beliefert werden. Der Ausstellungstag ist mitzuzählen. Die Frist kann nicht verlängert werden, auch nicht wenn die Beschaffung der Arzneimittel über diesen Zeitraum hinaus geht.

Zur Ausstellung eines Entlassrezeptes berechtigt sind Klinikärzte mit abgeschlossener Facharztausbildung. Da ihnen die Lebenslange Arztnummer (LANR) fehlt und eine Krankenhausarztnummer erst voraussichtlich 2019 eingeführt werden soll wird so lange eine Pseudoarztnummer bestehend aus 4444444 und in den Ziffern acht und neun aus dem Facharztgruppencode in das Feld der Arztnummer gedruckt. Außerdem soll die versorgungsspezifische Betriebsstättennummer (BSNR) des Krankenhauses beginnend mit der „75“ aufgedruckt werden, diese wird nach Antrag von der zuständigen Kassenärztlichen Vereinigung (KV) erteilt.

Der Aufdruck von LANR und BSNR ist eine der Fehlerquellen seitens der Kliniken. DAV und Ersatzkassen haben die Retax-Falle dank der ergänzenden Bestimmungen jedoch entfernt, denn fehlen die Nummern oder Angaben zum Status führt dies nicht mehr zu einer Zurückweisung der Abrechnung. Bei entsprechendem Druck müssen BSNR in Codierzeile und Personalienfeld übereinstimmen. So könne eine Fälschung ausgeschlossen werden.

Außerdem darf die Verordnung auch von einem nicht zur Ausstellung berechtigten Arzt unterschrieben werden. Demnach sind Verordnungen, die von Assistenzärzten ausgestellt wurden, kein Retaxgrund mehr. „Falls die Verordnung in Vertretung erstellt wird, ist die Verordnung mit der Kennung „i. V.“ zu unterschreiben und Vorname, Name sowie die Berufsbezeichnung des verordnenden Arztes sind anzugeben“, heißt es in einer Anweisung für Ärzte.

Arzneimittel dürfen nur in der kleinsten im Handel verfügbaren Packungsgröße gemäß Packungsgrößenverordnung geliefert werden. Auch die Abgabe einer kleineren Packung ist zulässig. N2 oder N3 dürfen nicht beliefert werden ohne vorab Rücksprache mit dem Arzt zu halten. Zudem ist bei der Abgabe der Rabattvertrag der Krankenkasse zu beachten. Ist die kleinste definierte Packung nicht im Handel, darf die nächstgrößere Packung abgegeben werden. Der Apotheker muss in diesem Fall den Abgabegrund auf dem Rezept dokumentieren und das Sonderkennzeichen 06460731 aufdrucken.

Ist für ein Arzneimittel die Normgröße 1 nicht definiert, darf der Apotheker jede Packung abgeben, die die Normgröße 2 nicht übersteigt. Ist N2 ebenfalls nicht definiert, gilt die Normgröße 3 als obere Grenze. Die abgegebene Menge darf die Packung mit dem kleinsten definierten Packungskennzeichen nicht überschreiten.