PTA macht den Qualitätscheck

Berlin -

Ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) in Apotheken soll hochwertige Beratungen und Rezepturen sicherstellen und damit die Arzneimitteltherapiesicherheit erhöhen. Seit 2014 müssen alle Apotheken ein QMS vorweisen können. Während der Inhaber Qualitätsziele festlegt, sorgt ein Qualitätsmanagement-Beaufragter (QMB) dafür, dass diese Vorgaben praktisch umgesetzt werden.

Gerade in kleineren Apotheken können PTA diese Position ausfüllen. In der Central-Apotheke im sächsischen Falkenstein von Inhaber Robert Herold hat Sylvie Roch diese Aufgabe übernommen. „Mir macht es Spaß, Arbeitsprozesse zu optimieren. Das liegt mir“, sagt die PTA. Sie konnte noch Berufserfahrung in zwei anderen Apotheken sammeln – und hat damit Vergleichsmöglichkeiten. Daher sei der Inhaber auf sie zugekommen und habe gefragt, ob sie die Stelle der QMB übernehmen wolle.

Roch prüft durchgängig, ob Verbesserungen in Arbeitsaufläufen nötig sind. Sie aktualisiert gegebenenfalls die Prozessbeschreibungen in der QM-Software und entwirft neue Formblätter. Die Kollegen kommen auf sie, wenn sie eine Aufgabe anders angehen wollen. Änderung der Betriebsabläufe kann Roch aber nur mit Zustimmung von Herold vornehmen.

Bevor die Central-Apotheke eine Software eingesetzt hat, wurde ein Handbuch als Dokument allen 25 Mitarbeitern zugänglich gemacht. „In der Software lassen sich Änderungen viel schneller einpflegen“, sagt Roch. Die Beschreibungen sollen insbesondere neuen Mitarbeitern als Orientierung dienen. Zugleich werden alle Abläufe auf diese Weise vereinheitlicht.

Welche Prozesse im QMS beschrieben werden müssen, hänge von den Tätigkeitsbereichen der jeweiligen Apotheke ab, erklärt Roch. Dazu gehören können Beschreibungen der Arbeitsabläufe in der Warenwirtschaft und bei Apothekendienstleistungen wie Kundenberatung, Herstellung oder Botendienst. Genauso kann die Art der Lagerung spezifisiert werden. Im System kann erfasst werden, wie etwa bei beschädigt gelieferten Arzneimitteln oder Kundenreklamationen vorgegangen werden soll. Als QMB ist Roch außerdem dafür verantwortlich, dass die Vorgaben des Brandschutzes eingehalten und Geräte- oder Fahrzeugwartungen rechtzeitig durchgeführt werden.

Hinzu kommen mehrmals pro Jahr interne Audits. Dabei lässt sich Roch von ihren Kollegen die einzelnen Arbeitsschritte zeigen und bespricht mit ihnen mögliche oder tatsächlich passierte Fehler. Einmal im Jahr kommt zudem ein externer Auditor vom TÜV Rheinland, denn das QMS der Central-Apotheke ist bereits seit 2005 TÜV- zertifiziert und entspricht damit den Vorgaben der Norm DIN EN ISO 9001:2015. Um erneut zertifiziert zu werden, sei alle zwei Jahre ein „großes Audit“ nötig, bei dem sämtliche Apothekenbereiche überprüft würden, erklärt Roch. In den Jahren dazwischen findet eine etwas weniger umfassende Kontrolle statt.

Mit dem Qualitätsmanagement ist Roch nicht jeden Tag beschäftigt. „Ich reserviere nicht täglich eine Stunde dafür“, sagt sie. Stattdessen arbeitet sie an der Qualitätsoptimierung, wenn etwas konkret anfalle. „Manchmal arbeite ich dann auch einen ganzen Tag in dem Feld.“ Bei externen Audits können auch Überstunden anfallen. Zusätzlich vergütet wird Roch für ihre Tätigkeit als QMB nicht: „Es ist einfach mein Arbeitsbereich in der Apotheke“, sagt sie.

Roch selbst hat keine Weiterbildung zum Thema Qualitätsmanagement absolviert. Apothekerkammern und -verbände bieten allerdings passende Workshops an, die zeitlich unterschiedlich umfangreich sind. Beim Hessischen Apothekerverband (HAV) wird beispielsweise ein eintägiges Grundlagenseminar angeboten.

Für den Workshop können sich höchstens zwölf Teilnehmer anmelden. Die PTA und Approbierten lernen die Grundbegriffe von Qualität kennen und diskutieren mit Seminarleiterin und PTA Bianca Manaf die häufigsten Fehler in der Apotheke. Das Seminar findet 2016 am 10. Oktober statt und kostet rund 190 Euro. Für die Veranstaltung erhalten PTA sieben Fortbildungspunkte.

Für die Apothekerkammer Berlin veranstaltet Unternehmensberater Thomas Ertner vier QMS-Seminare. Ziel der Weiterbildung ist der Aufbau eines QMS nach der Apothekenbetriebsordnung (ApBetrO). Ertner liefert dazu Checklisten und Dokumentationsvorlagen und gibt Erfahrungen aus seiner Arbeit mit Apotheken weiter. Das erarbeitete System kann zu einem normgerechten System ausgebaut werden, das schließlich vom zuständigen TÜV zertifiziert werden kann.