QMS soll „schaffbar“ sein

Berlin -

Silke Braun-Powalka ist seit 28 Jahren PTA, seit vier Jahren gibt sie Seminare zu den Themen QMS und Datenschutz. Raus aus der Apotheke rein in die Selbstständigkeit – seit 2016 arbeitet Braun-Powalka ausschließlich als Beraterin und Auditorin. Wobei raus aus der Apotheke nicht ganz stimmt, als externe Datenschutzbeauftragte für mehr als 200 Apotheken in ganz Deutschland verbringt sie einen großen Teil ihrer Zeit in der Offizin.

Seit 28 Jahren ist sie PTA, seit 2016 komplett selbstständig. Silke Braun-Powalka hat den Schritt gewagt und gibt seit Jahren erfolgreich Seminare zu den Themen QMS und Datenschutz. „Wie ich zum QMS kam? Vielleicht wie einige PTA – ich war nicht schnell genug aus dem Raum, als die Frage aufkam, wer denn QMB [Qualitätsmanagement Beauftragte, Anm. d. Red.] werden möchte.“ So fing also alles an. Braun-Powalka berichtet, dass es am Anfang zahlreiche Fragezeichen rund um das Thema QMS gab, zunächst konnte auch keiner der Kollegen wirklich helfen, das 2014 verpflichtend eingeführte QM-System war für alle neu. „Dann kauft man sich anfänglich halt ein Buch und versucht durch alles durchzusteigen.“ Nach den ersten Wochen als QMB wusste die PTA genau was ihr Ziel war: „Am meisten hat mich gestört, dass ich bei einer Revision nie sagen konnte, ob das, was der Pharmazierat oder der Auditor sagte auch tatsächlich Vorschrift war. Musste man es so in der Apotheke umsetzen, oder konnte man? Ich wollte die Aussagen wirklich beurteilen können. Deshalb das steigende Interesse.“

Also fing die PTA an sich immer mehr mit der Thematik auseinanderzusetzen. Fast in einem Atemzug mit QMS wird in vielen Apotheken das Thema Datenschutz genannt. Demnach setzte sich Braun-Powalka parallel auch mit diesem apothekenrelevanten Thema auseinander. Nach anfänglichem Interesse folgten viele Fortbildungsveranstaltungen. „Zunächst habe ich nur Fortbildungen zum Thema Qualitätsmanagement besucht, später dann auch welche zum Thema Datenschutz.“ Engagiert und interessiert konnte sie mit der Zeit ein fundiertes Wissen in beiden Bereichen vorweisen.

„Am Anfang lief alles eigenfinanziert neben meiner Tätigkeit in der Apotheke. Hier bin ich dann mit der Zeit immer weiter heruntergegangen mit den Stunden.“ Mit ihrem Chef habe sie immer offen gesprochen. Er wusste relativ schnell was ihr Ziel war – die Selbstständigkeit als Beraterin. Braun-Powalka erhielt von ihrem Vorgesetzten Rückenwind und wurde bei ihrem Vorhaben unterstützt. So wurde aus einer anfänglichen Vollzeitstelle mit den Monaten eine Teilzeitstelle.

Vor vier Jahren war es dann so weit: „2016 habe ich den Schritt gewagt und mich selbstständig gemacht und was soll ich sagen? Im letzten Jahr war das Arbeitspensum so hoch, dass ich sicherlich zweimal dir Woche im Schnitt auswärts übernachtet habe. Ich habe den Schritt in die Selbstständigkeit noch keinen Tag bereut.“ Die Seminare sind gefragt. QMS gehört für viele Apotheker und PTA nicht zu den Lieblingsaufgabenfeldern in der Offizin. Oftmals fehle auch schlichtweg die Zeit sich richtig mit dem Thema auseinanderzusetzen, da das Team von vielen Apotheken relativ klein aufgestellt sei, berichtet Braun-Powalka. Kaum eine Apotheke, die sie betreut, könne einem einzelnen Mitarbeiter ausreichend Zeit für die eigenständige Ausrabeitug eines QM-Systems freiräumen. Das sei aber auch gar nicht nötig, erzählt sie weiter – QMS habe den Ruf, alltagsuntauglich zu sein, da es sehr komplex ist. Mit diesem Mythos möchte sie in ihren Seminaren aufräumen.

„Mein Ziel ist es, den Teilnehmern meiner Seminare QMS als etwas „Schaffbares“ darzustellen. Der größte Irrglaube scheint mir nämlich die Annahme, dass man alles, was man tut, auch dokumentieren muss. Dem ist nicht so. QMS darf nicht wirklichkeitsfremd werden.“ Braun-Powalka hält viele Punkte für absolut sinnvoll, die tägliche Temperaturüberprüfung beispielsweise. Alles bis ins kleinste Detail zu dokumentieren und jede Kommunikation niederzuschreiben hält sie für weniger sinnvoll. QMS muss, um hilfreich zu sein, am Ende auch gelebt werden, so die PTA. Sachen, die zu kompliziert sind, würden keinen Mehrwert bringen. Deshalb sollen ihre Seminare nicht nur informieren, sondern auch das Interesse an der Thematik wecken. „In den 45 Minuten versuche ich Apothekern und PTA zu vermitteln, dass es völlig okay und mitunter auch wichtig ist, alles so einfach wie möglich zu halten. So kann QMS im Nachhinein auch gelebt werden.“

Seit einigen Monaten bietet sie vor allem Online-Seminare an. Aufgrund der Corona-Pandemie waren Präsenzveranstaltungen nicht mehr möglich. Technisch hätte alles von Anfang an gut funktioniert, berichtet sie. „Bei den Online-Seminaren fehlt jedoch das direkte Feedback der Teilnehmer. Demnach ist es schon ein Unterschied zur Präsenzveranstaltung.“ Daran musste sich Braun-Powalka erst einmal gewöhnen, doch sie sieht auch Vorteile: „Man erreicht die Menschen gut. Niemand muss nach Feierabend noch irgendwo hinlaufen. Ganz nach dem Motto Kuschelsocken an, auf die Couch und gemütlich noch was lernen.“ Durch die Online-Veranstaltungen kann sie darüber hinaus mehr Zeit zu Hause verbringen, das täte aktuell ganz gut. Braun-Powalka blickt nämlich auf ein Jahr mit hohem Arbeitspensum zurück. „Aktuell bin ich Beraterin, ausgebildete Auditorin und externe Datenschutzbeauftragte für über 200 Apotheken deutschlandweit“, erzählt sie stolz.

Auf die Frage, ob sie die Online-Veranstaltungen fortführen wird, antwortet sie mit einem klaren „Ja“. Auch nach Corona könnte sie sich vorstellen eine Mischung aus Online- und Präsenzveranstaltungen anzubieten. So könnte jeder für sich entscheiden, welche Art des Seminars ihm besser gefällt. In Zukunft möchte die PTA auch die Themen Telemedizin & Co. in ihre Veranstaltungen einfließen lassen. „In Bezug auf die Digitalisierung des Gesundheitsmarktes werden sicherlich weitere Fragen, insbesondere zum Thema Datenschutz in Kombination mit den kommenden E-Rezept, auftauchen. Hier stehe ich selber gerade noch vor vielen Fragezeichen und versuche immer im Bilde zu bleiben, sodass ich bereits vor der Einführung des E-Rezeptes gut informiert bin. An belastbare Daten zu kommen stellt sich aktuell als sehr schwer dar.“

QMS kann und soll Spaß machen, davon ist die PTA überzeugt. Sie hofft, dass sie dieses Gefühl in ihren Seminaren auch nachhaltig vermitteln kann. Die dreiviertel Stunde soll keine reine „Zuhör-Veranstaltung“ sein – vielmehr sollen die Interessierten aktiv an dem Online-Seminar teilnehmen und gerne auch im Nachinein noch Fragen stellen. Ein einmal gut ausgearbeitetes und für die Apotheke passendes Grundkonzept würde QMS tauglich für den Arbeitsalltag machen, so Braun-Powalka.

Ganz auf die Besuche in der Offizin möchte sie nicht verzichten – der direkte persönliche Kontakt tut ihr und ihren Kunden gut. Den Schritt in die Selbstständigkeit habe sie noch keinen Tag bereut und die Arbeit in der Offizin kann sie nur zum Teil vermissen. „Die Apotheke an sich vermisse ich nicht, da ich ja fast täglich noch in einer stehe – zwar nicht im Handverkauf, doch der Kontakt zu Apothekern, PTA und PKA ist ziemlich eng. Da bekommt man schon noch viel vom Alltagsgeschehen mit.“ Das Feedback, das sie vor Ort bekommt, ist meistens positiv: „Ich merke bei meinen Besuchen in der Apotheke, wie sehr andere PTA am Thema Selbstständigkeit interessiert sind und kann sie nur ermutigen diesen Schritt bei einer guten Idee zu gehen.“