Die Software vergisst nichts, dennoch gibt es Wege, an der Legalität vorbei in die Kasse zu greifen. Und doch ist es eine Frage der Zeit, bis die Tat ans Tageslicht kommt. Eine Liste konnte Gelddiebstähle einer PKA aufdecken. Dachte man zuerst an Wechselgeldfehler, entpuppte sich der Diebstahl als präzise ausgeklügelt.

Das Kassenbuch wird in Apotheken nicht immer vom Inhaber oder Filialleiter geführt. Die Aufgabe kann auch auf PTA oder PKA übertragen werden. Wer damit beauftragt wird, genießt ein besonders großes Vertrauen, umso schmerzhafter kann es werden, wenn genau diese Person in die Kasse greift. Ein Apotheker hatte zwei PKA mit der Kasse beauftragt. Am Morgen dokumentierten sie im Wechsel die Tagesumsätze für die sechs Kassen.

Wechselgeldfehler passieren hin und wieder. Um Fehlerquellen auszuschließen, haben die Apothekenmitarbeiter eine feste Kasse. Das Einzählen des Wechselgeldes wird durch Namenszeichen bestätigt. In der Vergangenheit fielen häufig glatte Beträge auf, die in der Wechselgeldkasse fehlten. Aus diesem Grund hatte sich der Apotheker für diesen Weg entschieden. Mit Erfolg – die Kassen stimmten.

Rücknahmen von Kautionen gehören in Apotheken zum Alltag. Merkwürdig wird es, wenn mehr Milchpumpen und Pariboys „zurückgegeben“ werden als ausgeliehen sind. Als sich die Zahl der Auszahlungen häuften, wurde eine entsprechende Liste erstellt und bearbeitet. Dem Apotheker fielen vor allem Auszahlungen über „Rücknahme Kaution“ oder unter dem Stichpunkt „Rücknahme diverses“ auf. Auch die Beträge machten den Apotheker stutzig. Zumal Arzneimittel weder zurückgenommen noch umgetauscht werden.

Kautionen betragen 50 beziehungsweise 100 Euro – je nach Leihgerät. Auffällig waren jedoch Auszahlungen über 20 Euro oder 50 Euro für eine Milchpumpe, für die eigentlich das Doppelte hinterlegt werden muss. Auch die Uhrzeiten fielen ins Auge. Vermehrt fanden die Auszahlungen am Abend und an bestimmten Wochentagen statt. Einmal gab es gar einen Geldfluss bevor die Apotheke überhaupt geöffnet hatte.

Da die Auszahlungsquittungen von den Kunden unterschrieben und dokumentiert werden mussten, wurden die entsprechenden Ordner nach den Belegen durchwälzt. Nicht immer waren sie auffindbar. Wie auch, gab es doch zu den meisten keinen entsprechenden Mietvorgang. Ein Blick auf den Bediener sollte den Vorfall aufdecken – jedoch schienen mehrere Angestellte derartige Vorgänge vorgenommen zu haben.

Der Apotheker suchte das Gespräch mit den betroffenen Mitarbeitern, niemand konnte sich an die Vorgänge erinnern. Zudem fiel auf, dass eine Mitarbeiterin an einem Tag die Apotheke schon vorher verlassen hatte und zu dem fragwürdigen Zeitpunkt schon im Feierabend war. Aber wer im Team würde so eine Tat begehen? Niemand hatte eine Antwort. Einen Beweis sollten nun die Überwachungskameras liefern.

Anhand der Vorgänge zu den entsprechenden Zeiten konnten die Sequenzen herausgesucht werden. Zu den Zeitpunkten war stets eine PKA an den Kassen zu sehen. Blitzschnell wurde ein Vorgang eingegeben – ein Bon erstellt, der im Müll landete. Am nächsten Morgen würde dieser vom Putzteam längst entsorgt sein. Das Geld fehlte jedoch schon zuvor. Die PKA hatte es bereits am Morgen bei Einzählen der Kasse oder beim Zählen entnommen. Der Vorgang wurde im Nachhinein erstellt, so blieben die Kassendifferenzen aus.

Ein Schock für den Inhaber und das Team. Niemand hatte damit gerechnet und es auch der PKA nicht zugetraut. „Jeder hat mal einen finanziellen Engpass, aber dann kann man darüber reden und findet eine Lösung“, so der Apotheker. Über welchen Zeitraum Geld entwendet wurde, konnte im Nachhinein nicht genau rekonstruiert werden. Der Inhaber hat dennoch auf eine Anzeige verzichtet und sich mit seiner ehemaligen Angestellten verständigt.