Tipp eins: Mietvertrag – an alles gedacht? Wird ein Leihgerät in der Apotheke zur Verfügung gestellt, wird zwischen dem Kunden und der Apotheke ein Mietvertrag abgeschlossen. Dieser sollte alle wichtigen Details zur Miete festhalten und keine Fragen offen lassen. Mieter und Vermieter sollten alle Punkte des Vertrages durchsprechen, bevor beide Parteien unterschreiben. Medela bietet für Milchpumpen einen vorgefertigten Mietvertrag an. Die Gerätenummer und das Leihgerät sollten im Vertrag aufgeführt werden. Weiterhin sind die Daten des Mieters festzuhalten: Name, Adresse, Telefonnummer und Personalausweisnummer.

Die Mietkonditionen sollten aufgeführt werden, es empfiehlt sich die Mietgebühr für einen Tag festzuhalten und zusätzlich den Mietzeitraum für den eventuell ein Kassenrezept vorliegt festzuhalten, so weiß der Kunde, wann er das Gerät zurückbringen oder eine neue Verordnung nachreichen muss. Bringt er kein neues Rezept und auch das Gerät nicht zurück, muss dem Kunden vermittelt werden, dass er selbst für die Kosten aufkommen muss.

Für die Anwendung von Milchpumpen und Inhalationsgeräten benötigen die Kunden ein entsprechendes Zubehörset, dessen Kauf oder Erhalt zu Lasten der Kasse festgehalten werden sollte. Dazu kann der Produktname mit der PZN und dem Preis dokumentiert werden. Dies kann wichtig sein, wenn die Kunden ein Kassenrezept nachreichen und die vorgestreckten Kosten erstattet bekommen. Dem Kunden sollte vermittelt werden, dass alle Teile des Zubehörsets in seinen Besitz übergehen und nicht an die Apotheke zurückgegeben werden.

Für Leihgeräte fällt bei der Miete eine Kaution an, diese kann unterschiedlich hoch sein – für Vernebler werden meist 50 Euro und für Milchpumpen 100 Euro hinterlegt. Der Betrag kann zur Behebung möglicher Schäden durch eine unsachgemäße Anwendung oder eventuelle Mietrückstände verrechnet werden. Kommt mit der Milchpumpe beispielsweise der Flaschenhalter nicht zurück, kann der Preis für einen neuen abgezogen werden. Daher empfiehlt es sich im Vertrag festzuhalten, ob der Halter dabei ist oder nicht.

Mit dem Unterschreiben des Vertrages bestätigt der Mieter unter anderem den Erhalt des Leihgerätes, des notwendigen Zubehörs und einen sachgemäßen Gebrauch. Zudem sollte der Vertrag eine Klausel enthalten, dass das Gerät nicht an Dritte weitergegeben werden darf und bei starker Verschmutzung Kosten für eine Endreinigung, in festgelegter Höhe, anfallen können.

Tipp zwei: Bestandsliste führen. Wer viele Geräte zum Verleih anbietet, kann schnell den Überblick verlieren. Es empfiehlt sich, eine Bestandsliste zu führen, die mindestens einmal in der Woche aktualisiert wird. So weiß man, welches Gerät im Einsatz ist und wann zurück kommt oder die Miete verlängert werden kann. Sind Mieter säumig und haben nicht rechtzeitig ein Rezept nachgereicht, sollten sie angerufen werden und erinnert werden.

Tipp drei: Hygieneplan. Kommen Leihgeräte zurück, kommen sie in Quarantäne und müssen vor einer erneuten Vermietung gereinigt und auf die einwandfreie Funktion überprüft werden. Die Durchführung ist einem Hygieneplan festzuhalten. Die Geräte sind feucht abzuwischen und anschließend zu desinfizieren, dabei sind Reinigungs- und Desinfektionsmittel zu dokumentieren, ebenso wie die durchführende Person. Bei Milchpumpen ist die Saugleistung und bei Inhalationsgeräten der Kompressordruck zu überprüfen. Ein Etikett kann als Prüfsiegel auf der Transportbox aufgebracht werden. Werden Geräte lange Zeit nicht verliehen, sollte eine weitere Reinigung vorgenommen werden.

Tipp vier: Verantwortliche festlegen. Nicht immer kann jeder alles und hat an allem Freude – Leihgeräte können für einige Kollegen ein rotes Tuch sein, andere wiederum haben Freude daran. Also Freiwillige vor, wenn es darum geht, einen Verantwortlichen und Stellvertreter festzulegen. Die beiden sollten sich hauptsächlich um die Mietangelegenheiten kümmern und den Überblick behalten. Das Pflegen und Aktualisieren von Bestandsliste, Hygieneplan und „Leihgeräteordner“ sollte in ihrer Verantwortung und Obhut liegen. Zudem empfiehlt es sich, die Abrechnung und Kostenvoranschläge in ihre Hände zu übergeben. Den Verleih an sich sollte jedoch jeder Kollege beherrschen. Sind viele Geräte im Umlauf, können auch mehrere Kollegen dazu berufen werden.

Tipp fünf: Gerät erklären. In der Apotheke sollte den Kunden die richtige Anwendung und Funktionsweise des Mietgerätes erklärt werden. So können eventuelle Schäden durch eine unsachgemäße Benutzung vermieden werden. Vor allem das Zubehörset kann es in sich haben, welches Kabel und welcher Schlauch kommen wo ran und wo füllt man die zu vernebelnde Flüssigkeit ein – ein Dummy für die jeweiligen Sets kann zur Demonstration hilfreich sein. Der Kunde sollte mit einem guten Gefühl die Apotheke verlassen und wissen, dass er im Zweifelsfall anrufen oder vorbeikommen kann.