Tipp eins: Individuelles Zeugnis. In einem guten Zeugnis werden nicht Floskeln aneinandergereiht. Stattdessen sollte die Arbeit möglichst konkret und individuell beurteilt werden. Die Logik der Personaler: Wenn der Mitarbeiter überzeugende Leistungen gebracht hat, nimmt sich ein Chef auch Zeit für das Zeugnis des Angestellten.

Tipp zwei: Aufbau beachten. Bei aller Individualität sollte darauf geachtet werden, dass das Zeugnis nach folgendem Muster aufgebaut ist: Nach Angaben zur Person und zum Arbeitseintritt sollten Informationen zum Unternehmen folgen. Dann werden die Position und die Aufgaben des Angestellten beschrieben. Anschließend werden die Fachkenntnisse sowie die Erfüllung der Aufgaben beurteilt. Abschließend sollte das Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und gegebenenfalls Kunden bewertet werden. Abweichungen vom Schema machen künftige Chefs misstrauisch.

Tipp drei: Formalitäten. Ein handschriftliches Zeugnis geht gar nicht. Gleiches gilt etwa für geknickte oder fleckige Seiten. Darüber hinaus sollte das Schreiben eine Überschrift, einen Einleitungssatz, ein Ausstellungsdatum und eine Unterschrift enthalten. Wichtig ist auch, dass das Zeugnis keine Rechtschreibfehler hat.

Tipp vier: Berichtigen lassen. Hat sich in das Zeugnis zum Beispiel ein Tippfehler eingeschlichen, liegt es in der Verantwortung der PTA, ihn korrigieren zu lassen. Darum sollte der Chef möglichst frühzeitig gebeten werden. Empfohlen wird, dass das Ende der Anstellung etwa einen Monat zurückliegt.

Tipp fünf: Formulierungen entschlüsseln. Es sind nur Nuancen, die ein sehr gutes und ein schlechtes Zeugnis unterscheiden. Wirklich positiv gemeint sind Ausdrücke wie „stets und zur vollsten Zufriedenheit“ – das bedeutet in Schulnoten ein „sehr gut“. Die Wendung ist eigentlich grammatikalisch falsch, aber das korrekte „stets zur vollen Zufriedenheit“ entspricht nur einem „gut“. Ein „hat sich bemüht“ ist negativ, denn das heißt, dass man den Anforderungen der Stelle nicht gerecht geworden ist. Werden explizit Selbstverständlichkeiten wie Pünktlichkeit und Ehrlichkeit hervorgehoben, lesen Chefs daraus, dass es genau damit Probleme gab. Auch „pflichtbewusst und ordnungsgemäß“ ist schlecht – es steht für wenig Eigeninitiative.

Besonders wichtig ist die Schlussformel. Denn eine negative Formulierung am Ende des Zeugnisses wertet selbst ein ansonsten positives Schreiben ab. Dass die PTA ihren Arbeitsplatz wechseln will, sollte vom Chef an dieser Stelle bedauert werden. „Sehr gut“ wäre etwa ein „Wir bedauern den Verlust von XY und bedanken uns für die stets sehr gute und produktive Zusammenarbeit“. Ein knappes „Wir danken für die gute Zusammenarbeit“ entspricht dagegen eher einem „ausreichend“.