In erheblichem Maße kommt es auf die Größe der Apotheke und die Anzahl der Mitarbeiter an. In kleinen Apotheken wird oft verlangt, dass jeder Mitarbeiter alles kann. Ausgenommen sind natürlich Tätigkeiten, die man gesetzlich nicht verrichten darf. So darf die PKA zum Beispiel keine Rezepturen herstellen oder pharmazeutische Beratungsgespräche führen. Daher zahlt es sich unter diesen Voraussetzungen aus, „Multitalente“ zu haben, denn im Krankheitsfall oder in der Urlaubszeit muss jeder den anderen so gut es geht vertreten können. Gerade in einem kleinen Team wird es sonst sehr schnell chaotisch.

In größeren Apotheken können Ausfälle meist leichter kompensiert werden. Grade wenn das Arbeitsaufkommen sehr hoch ist, oder das Leistungsspektrum der Apotheke sehr breit gefächert ist, zahlt es sich aus, für bestimmte Bereiche „Spezialisten“ zu haben. Hier ist es oft gar nicht möglich, alle Bereiche perfekt zu beherrschen. Wichtig ist es jedoch, dass auch in den Urlaubszeiten immer alle Bereiche abgedeckt sind, sodass die Kunden jederzeit kompetent beraten und bedient werden.

Egal wie groß und aktiv die Apotheke ist – natürlich spielt auch die Motivation der Mitarbeiter eine große Rolle in der Aufgabenverteilung. Während eine Kollegin am liebsten nur im HV steht, kümmern sich andere um die Warenwirtschaft, die Rezeptur und das Labor.

Jeder Mitarbeiter ist anders – manche sind flexibel in ihrer Arbeitsweise und können in allen Bereichen das Team unterstützen, andere tun sich mit „Multi-tasking“ schwer und können sich nur auf eine Arbeit oder einen Bereich konzentrieren. Wichtig sind daher Absprachen im Team, damit der Ablauf trotz unterschiedlicher Charaktere funktioniert. Offenheit im Team kann Unmut verhindern, sonst schlägt die Motivation der „Multitalente“ ganz schnell in Frustration um. Und das ist nicht gut fürs Team.

In jedem Fall sollte man sich bewusst sein, dass ein Apothekenwechsel – gewollt oder ungewollt – neue Herausforderungen mit sich bringen kann. Hat man zum Beispiel jahrelang keine Rezeptur mehr hergestellt, oder sich noch nie mit der Warenwirtschaft beschäftigt, kann der Neustart schwieriger werden. Falls der neue Chef etwa verlangt, dass seine Mitarbeiter in allen Bereichen fit sind. In diesem Fall muss man sich auf die Hilfe und das Verständnis des neuen Teams verlassen. Daher ist es generell gut, wenigstens Grundkenntnisse in allen Bereichen zu besitzen, auf die man aufbauen kann, um im Ernstfall nicht wieder bei null anfangen zu müssen.

In vielen Apotheken gibt es kaum noch PKA – manchmal sogar gar keine mehr. Die Begründung lautet oftmals, PTA könnten das kaufmännische Wissen der PKA sehr schnell erlernen und übernehmen. PTA sind zudem flexibler einsetzbar, weil sie neben der Warenwirtschaft auch im Labor oder im HV ohne Einschränkungen eingesetzt werden können.

Ohne PKA müssen sich die PTA um alles selbst kümmern – Sendungen, Rechnungen, Konditionen, Retouren, Lagerhaltung. Im Team sollte unbedingt geklärt sein, ob dieser Bereich von einer oder mehreren PTA übernommen wird, oder ob die Aufgaben im gesamten Team verteilt werden.

Zwar entscheidet grundsätzlich der Apothekenleiter über die Aufgabenverteilung der Mitarbeiter – im Idealfall geschieht dies aber zusammen mit dem gesamten Team. Denn so können die Kompetenzen besprochen und eine Verteilung gefunden werden, die für das gesamte Team die beste ist. Dabei sollten alle motiviert bleiben und sich und ihre Arbeit geschätzt fühlen – und natürlich darf den Patienten kein Nachteil aus der Strukturierung entstehen.

Manchmal hilft es, Pläne zu erstellen, wer wann HV-Dienst, Labordienst oder Telefondienst hat. Auch Bereichsverantwortliche zu benennen, kann die Aufgabenverteilung im Team optimieren. Die Hauptsache ist, dass die Apotheke trotz ihrer zahlreichen Bereiche als ein großes Ganzes angesehen wird, das nur funktioniert, wenn alle Mitarbeiter Hand in Hand arbeiten.