Verantwortliche festlegen: Je nach Größe des Teams sollte eine bestimmte Anzahl an Mitarbeitern ausgewählt werden, die die Aktionsplanung in die Hand nehmen und koordinieren. Hierbei können sowohl Apotheker, PTA und PKA helfen. Ein Mitarbeiter sollte jedoch Ansprechpartner sein und die Verantwortung übernehmen. Er verteilt die zu erledigenden Aufgaben an sein Aktionsteam. Zu Beginn des Projektes kann ein Plan mit allen zu erledigenden Aufgaben erstellt werden. Um den Überblick zu behalten, sollte dieser gepflegt und abgezeichnet werden, so ist die Chance etwas zu vergessen geringer.

Der Aktionsbeauftragte ist Ansprechpartner für alle Mitarbeiter in der Apotheke und kann ihnen bei Fragen zur Seite stehen und die Aktion erklären. Wie ist der Ablauf? Was ist das Ziel? Welche Materialien stehen zur Verfügung? Das ganze Team muss mit der Aktion vertraut gemacht werden, damit die Umsetzung beim Kunden funktioniert.

Termin festlegen: Die Aktionstage sollten an einem geeigneten Zeitpunkt durchgeführt werden. Es müssen genug Mitarbeiter vorhanden sein, die sich Zeit für die Kunden nehmen können. Daher ist es sinnvoll, den Termin nicht in die direkte Ferien- und Urlaubszeit zu legen, oder falls doch, zusätzliche HV-Kräfte zu organisieren.

Neben einzelnen Aktionstagen können auch Aktionswochen oder Themenmonate geplant werden. Das Thema sollte zur Jahreszeit passen. Ein Tag zum Thema Erkältung im Sommer zu planen, ist ebenso sinnlos, wie einen Sonnenschutztag im Winter zu starten. Stehen Thema und Zeitraum fest, sollte früh genug mit Planung und Koordination begonnen werden, um nicht unter Zeitdruck zu geraten.

Je nach Aktion bietet sich die gesamte Offizin als „Bühne“ an. Bei sensibleren Themen oder einer genaueren, persönlichen Beratung ist es sinnvoll, einen separierten Bereich vorzubereiten, um die Diskretion zu gewährleisten.

Kunden gewinnen: Um auf die Aktion aufmerksam zu machen, gibt es zahlreiche Möglichkeiten. Neben Flyern und Zeitungseinlegern kann dies auch eine auffällige Anzeige in der lokalen Zeitung sein. Auch bei Facebook & Co. kann für Aufmerksamkeit gesorgt werden – entweder mit organischer Reichweite oder einem bestimmten Werbebudget. Für alle Kunden vor Ort, eignen sich der Gehwegstopper und die Schaufensterdekoration. Bunte Farben und Eyecatcher machen aufmerksam und wecken Interesse. Ebenso wichtig ist die direkte Kundenansprache in der Offizin. Vor allem wenn ein Beratungsgespräch zum Aktionsthema stattfindet, ist der Übergang leicht.

Kooperationen mit Herstellern: Für Aktionen kommen zahlreiche Themen in Frage. In Zusammenarbeit mit verschiedenen Firmen und Herstellern können Projekte geplant werden. Einige Firmen stellen für bestimmte Themen geschulte Mitarbeiter zur Verfügung, die die Aktion in der Apotheke durchführen. Materialien für die Tage bieten die meisten an. Der Aktionsbeauftragte sollte den Außendienstmitarbeiter auf das Vorhaben ansprechen, so können das passende Dekopaket, Proben und verschiedene Aktionsmaterialien zur Verfügung gestellt werden.

Themenschwerpunkte setzen: Je nach Ausrichtung der Apotheke kann der Fokus auf bestimmte Themen gelegt werden, die das Image unterstreichen. In eher alternativ orientierten Apotheken kann zum Beispiel ein Tag zu Homöopathie, Darmgesundheit oder Naturkosmetik organisiert werden. Wichtig ist jedoch, dass das gesamte Team hinter dem Thema steht.

Anklang finden auch verschiedene Messungen oder Untersuchungen wie zum Beispiel die Venen- und Knochendichtemessung sowie die Bestimmung des Vitamin D-Spiegels. Diese werden meist in Aktionswochen durchgeführt und erfreuen sich großer Beliebtheit. Daher empfiehlt es sich, sie jedes Jahr zu wiederholen. Bei solchen Aktionen sollten jedoch Termine vergeben werden, um Wartezeiten bei den Untersuchungen zu vermeiden. Die Apotheke sollte bei den Messungen ihre Kompetenz nicht aus den Augen verlieren und beratend zur Seite stehen. Der Grad zur Diagnose ist schmal, daher sollte die Apotheke sich auch mit den umliegenden Ärzten absprechen.

Vorteile für die Apotheke: Wird das Kundeninteresse über Aktionen geweckt, können auch Kunden in die Apotheke kommen, die sonst ihre Arzneimittel woanders kaufen. Werden sie für die Apotheke begeistert, können Neukunden gewonnen werden. Außerdem kann durch wiederkehrende Aktionen und fachliche Kompetenz die Bindung zu Stammkunden gefestigt werden.

Ziel ist es, sich von der Konkurrenz abzuheben, den Umsatz zu steigern und die Nachfrage zu erhöhen. Aktionen machen die Apotheke individuell und unterstreichen ihre Orientierung. Die Beziehung zum Kunden kann gestärkt und ausgebaut werden. Doch es sind nicht nur wirtschaftliche Aspekte: Oft führt die gemeinsame Planung zu einer Stärkung des Teamgeistes. Die Mitarbeiter können an Aktionstagen wachsen.

Vorteil für den Kunden: Aktionen wecken und stärken das Gesundheitsbewusstsein und tragen so zur Prävention von Krankheiten bei. So lernen auch „Gesundheitsmuffel“, dass es wichtig ist auf ihren Körper zu achten, Warnsignale richtig zu deuten und frühzeitig zu handeln.