Wenn der Finanzbeamte nicht mehr klingelt

Berlin -

Unerwarteter Besuch ist nicht immer eine angenehme Sache – vor allem, wenn der Finanzbeamte unangemeldet vorbeischaut. Dass kann im neuen Jahr jeden Apotheker treffen. Denn mit der Kassennachschau hat die Finanzverwaltung ab 2018 ein neues Instrument zur Hand. Sie kann in die Apotheken spazieren, die Buchhaltung ohne Voranmeldung prüfen und bei Ungereimtheiten sofort zur Betriebsprüfung übergehen.

Und die Beamten kommen gut vorbereitet: Das Bayerische Landesamt für Steuern hat gegenüber dem Handwerks-Magazin kürzlich bestätigt, dass bereits Schulungen zur Kassennachschau laufen. Und bei der Inspektion gehen Steuerprüfer höchst akribisch vor, da sie in möglichst kurzer Zeit viel ermitteln wollen.

Die Neuregelung zur Kassennachschau wurde durch das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ Ende 2016 eingeführt. Die Regelung reiht sich ein in eine ganze Menge von neuen Vorschriften, die Betrug und Manipulationen an elektronischen Kassensystemen erschweren sollen. Dazu zählen der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht mittels elektronischer Kassensysteme und die Bonpflicht. Diese Regelungen treten aber erst später in Kraft.

Zulässig ist eine Kassennachschau zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben. Hierzu zählt auch die Überprüfung des ordnungsgemäßen Einsatzes der Kassen im Geschäftsbetrieb. Die Kassennachschau und die damit verbundenen Prüfungen müssen durch eine mit der Prüfung betrauten Person erfolgen. Es muss also kein Finanzbeamter sein. Es kann auch jemand von den Finanzämtern beauftragt werden. Es muss also nicht unbedingt ein Amtsträger sein, der sich mit seinem Dienstausweis identifizieren kann. Allerdings muss der Beauftragte ein Dokument vorlegen, aus dem seine Autorisierung zur Nachschau hervorgeht.

Die Kassennachschau kann jederzeit ohne eine vorherige Ankündigung erfolgen. Allerdings darf sie nur auf den Geschäftsgrundstücken und in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen stattfinden und dort auch nur während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten. Diese Zeiten orientieren sich an den Gepflogenheiten der jeweiligen Branche. Insoweit wäre also bei Apotheken auch eine Nachschau an Samstagen möglich. Die Wohnräume des Apothekers dürfen ohne die Zustimmung nur dann betreten werden, wenn eine dringende Gefahr für die öffentliche Sicherheit und Ordnung besteht. Dafür reichen ernstzunehmende Gründe aus, die den Verlust von steuerlichen Informationen – Verdunklungsgefahr – oder nennenswerte Mehrsteuern erwarten lassen.

Die Kassennachschau berechtigt aber nicht zu einer umfassenden Durchsuchung der Geschäftsräume. Die Nachschau hat sich lediglich auf den Bereich der Kassen als Gegenstand der Prüfung zu beziehen. Öffnen von Schränken oder Schubladen durch den Prüfer oder entsprechende Aufforderungen an den Steuerpflichtigen sind somit nicht rechtmäßig.

Fallen dem Prüfer bei der Kassennachschau aber Unregelmäßigkeiten auf, kann er sofort, also ohne gesonderte Prüfungsanordnung und ohne Fristsetzung, zu einer regulären Betriebsprüfung übergehen. Diese erstreckt sich dann auf alle betrieblichen Unterlagen, elektronischen Daten und Steuerarten. Auf den Übergang zur regulären Betriebsprüfung muss vom Prüfer allerdings schriftlich hingewiesen werden.

Zunächst muss der Apotheker das Betreten der Geschäftsgrundstücke und Geschäftsräume durch den Prüfer dulden. Dem Kontrolleur ist außerdem Zugang zum Kassensystem zu gewähren und die Auswertung der Daten zu ermöglichen. Bei einem elektronischen Kassensystem mit Aufzeichnungen in digitaler Form darf der Prüfer diese einsehen, eine Übermittlung in digitaler Form anfordern oder die Daten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger verlangen.

Befinden sich die Daten bei einem Buchführungsbüro, muss der Dienstleister dem Prüfer Einsicht in diese Daten gewähren und sie entsprechend auf Verlangen übermitteln oder zur Verfügung stellen. Auch hier kann der Prüfer unangekündigt vorstellig werden. Anders ist es jedoch, wenn die Daten bei einem Steuerberater aufbewahrt werden. Hier muss der Prüfer sich mit einer angemessenen Frist von ein bis zwei Wochen ankündigen. Ebenfalls vorzulegen sind die Organisationsunterlagen zum Kassensystem, zum Bespiel Bedienungs- oder Programmieranleitungen, um dem Prüfer eine eingehende Systemprüfung zu ermöglichen.

Stellt der Prüfer eine nichtordnungsgemäße Kassenführung fest, können nach der neuen Gesetzeslage Bußgelder verhängt werden. Verstöße gelten als Ordnungswidrigkeit, wenn die verwendete Kasse insbesondere nicht über die Möglichkeit zur Einzelaufzeichnung verfügt oder die Geschäftsvorfälle nicht vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet wurden.

Als Ordnungswidrigkeit gewertet werden auch nicht oder nicht richtig geschützte Daten. Die neuen speziellen Bußgeldtatbestände für Verstöße gegen die Ordnungsvorschriften für Kassen gelten aber erst ab 2020. Es kann für Verstöße dann eine Geldbuße von bis zu 25.000 Euro festgesetzt werden.

Steuerexperten raten ihren Mandanten, für die Kassennachschau bereits vorsorglich stets Unterlagen für die Prüfung bereitzuhalten und auch zu gewährleisten, dass eine Weitergabe der elektronischen Daten an den Prüfer problemlos möglich ist.