In jeder Apotheke liegt ein „Handgelenksriemen“

Berlin -

Jeder Händler muss sein Warenlager kennen. Differenzen können zahlreiche Ursachen haben: Diebstahl, Fehler bei der Buchführung oder beim Umgang mit der EDV. Auch in Apotheken gehören regelmäßige Inventuren daher zum Schutz vor bösen Überraschungen. Seit mehr als 60 Jahren prüft die Firma Lauer Inventurservice aus Fürth das Warenlager von Apotheken: „Es gibt immer Differenzen“, berichtet Ilka Pavcek-Glas. „Daran haben auch die Warenwirtschaftssysteme nichts geändert.“

In beinahe jeder Apotheke gebe es so etwas wie den „Handgelenksriemen“, erzählt Pavcek-Glas. Diese sperrige Lederbandage gilt bei Lauer als Synonym für längst überholte Pharmazentralnummern, die aber in vielen Apotheken immer wieder für Ärger sorgen. Der alte „Handgelenksriemen“ liegt zwar noch irgendwo herum, aber dessen ehemalige PZN taucht bei Inventuren in neuem Gewand wieder auf: „Inzwischen verbirgt sich hinter einer solchen PZN möglicherweise ein teures Arzneimittel, dass der Apotheker aber gar nicht auf Lager hat“, so die Expertin – und schon gibt es eine Inventurdifferenz. „In jeder Apotheke liegen in der untersten Schublade irgendwelche alten Dinge, an die keiner mehr gedacht hat.“ Und das kann rasch für Ärger sorgen.

„Viele Apotheker fallen aus allen Wolken wegen der Abweichungen vom Ist- zum Soll-Zustand des Warenlagers, nachdem wir für sie eine Inventur gemacht haben“, berichtet die Apothekenexpertin bei Lauer. Selbst moderne Warenwirtschaftssysteme, die täglich per Knopfdruck eine Inventur ausspucken, sind auf längere Sicht vor Fehlern nicht geschützt: „Trotz großer Sorgfalt stoßen wir immer auf Differenzen.“

Mal sei vergessen worden, die Ware beim Verkauf zu scannen oder bei der Rückbuchung sei eine falsche Nummer eingebucht worden. „Es gibt im hektischen Apothekenalltag immer Fehler“, weiß Pavcek-Glas aus Erfahrung. Alle zwei bis drei Jahre sei eine händische Inventur erforderlich: „Sonst werden die Abweichungen immer größer. Das kann dann bei der Steuerprüfung sehr heikel werden.“

Über 1000 Inventuren führt Pavcek-Glas jährlich in Apotheken mit ihrem Team durch. Normalerweise dauert eine Inventur einen Arbeitstag. Die Kosten variieren nach der Größe des Warenlagers und nach Art der Inventur. Manche Inventuren können während des laufenden Betriebs durchgeführt werden – andere nicht. Dann kommen die Lauer-Mitarbeiter mit ihren Scannern auch nach Feierabend, am Sonntag „oder sogar am Heiligen Abend“.

Neben der Jahresinventur kommt die Firma Lauer vor allem bei Apothekenverkäufen ins Spiel. Dann möchte der Käufer exakt den Wert des Warenlagers kennen. „Wir akzeptieren nur Aufträge, die vom Verkäufer und Käufer gemeinsam erteilt werden“, berichtet Pavcek-Glas. Beide Parteien sollten sich zuvor auf das Bewertungsverfahren verständigt haben. Lauer informiert Verkäufer wie Käufer über die Tücken der Übergabeinventur: „Probleme bereiten regelmäßig Verfallsdaten von Arzneimitteln und Ladenhütern.“

Bewertet werden Rx-Arzneimittel nach den Preisen der Lauer-Taxe. Sei die Zahl der gelagerten Arzneimittel mit kurzer Verfallszeit hoch, müsse es eine Abschlag geben, so die Expertin: „Grundsätzlich müssen gewisse Abschläge gemacht werden, da in jeder Apotheke schwer- und unverkäufliche Artikel vorhanden sind, sei es aufgrund einer kurzen Laufzeit oder weil es Ladenhüter sind oder auch eine beschädigte Verpackung.“ Außerdem sei ein Abschlag zum Ausgleich der von Lauer angesetzten Tax-EK-Preise und den tatsächlich von der Apotheke bezahlten Preise notwendig.

„Keiner kauft gerne die Katze im Sack. Sonst gibt es anschließend böse Überraschungen.“ Pavcek-Glas wundert sich, dass trotz ausführlicher Beratung manche Apothekenkäufer immer noch „blauäugig“ an die Sache herangehen. „Dann gibt es häufig Streitereien und die landen dann vor Gericht.“

Nicht ganz so einfach ist die Bewertung von OTC-Arzneimitteln und anderen Apothekenwaren bei der Übergabe. „Wir haben hier seit Jahrzehnten eine umfassende Datenbank aufgebaut“, berichtet Pavcek-Glas. Darin finden sich nicht nur die Preise. Die Lauer-Experten wissen auch, welche Waren zu den Ladenhütern einer jeden Apotheke zählen. „Wir haben eine Statistik über schwer verkäufliche Arzneimittel.“ Diese gehört natürlich zum Betriebsgeheimnis.

Übergabeinventuren gehören zum schwierigsten Teil des Geschäfts: „In der Hälfte aller Fälle liegen die Interessen von Verkäufern und Käufern weit auseinander.“ Um nicht übers Ohr gehauen zu werden, rät die Expertin, vor dem Kauf eine exakte Bewertung des Warenlagers vornehmen zu lassen: „Andere Dinge wie Lage und Apothekeneinrichtung und Ausstattung kann man leichter selbst bewerten.“ Die Kosten für die Übergabeinventur teilen sich Verkäufer und Käufer in der Regel zur Hälfte.

Etwas anders läuft es bei der sogenannten POS-Inventur. Hier werden die Daten des Warenwirtschaftssystem mit möglicherweise mehreren Kassen mit dem tatsächlichen Warenbestand abgeglichen. „Das Ergebnis wird auf eine CD gebrannt und dann dem Apotheker übergeben. Sein Softwareberater kann das ins System einpflegen und so auf den aktuellsten Stand bringen“, so Pavcek-Glas.

In den letzten über 60 Jahren hat sich das Inventurgeschäft erheblich verändert. Als Lauer 1945 gegründet wurde, wurde die Inventur noch per Hand und Papierdokumentation durchgeführt. 1962 wurden die ersten elektronisch lesbaren Inventurlisten eingeführt. Seit 1965 erfolgt die Inventurdatenauswertung im eigenen Rechenzentrum. 1976 wurden mobile Lochkarten-Lesegeräten für Apotheken entwickelt.

1983 wurde das Tätigkeitsfeldes auf den Textilhandel und den Buchhandel ausgeweitet und 1985 ein mobiles Barcode-Datenerfassungs-Systems entwickelt. Seit 2004 erfolgen Apothekeninventuren mit modernsten Scannern und Verarbeitung über Laptop sowie CD-Erstellung für POS vor Ort. Zehn erfahrene „Aufnehmer“ zählen zum Lauer-Team. Mit Scannern suchen sie die Apotheken auf und dokumentieren den Warenbestand.

Vor krimineller Energie schützt aber selbst die sorgfältigste Inventur nicht. Per Kaufvertrag hatte eine Apothekerin die Übergabe des Warenlagers beim Erwerb der neuen Apotheke bis ins letzte Detail mit einem erfahrenen Anwalt ausgehandelt. Wert: 150.000 Euro. Die Hälfte des Kaufpreise wurde bei Vertragsschluss bezahlt. Auch sie selbst hatte das Warenlager in Augenschein genommen.

Am Tag der Übergabe staunte sie nicht schlecht. Große Teile des Warenlagers, der gesamte OTC-Bestand, fehlten: „Den hatte der Apotheker ausgeräumt und über seine Versandapotheke verkauft“, so die Apothekerin, die lieber anonym blieben will. Der tatsächliche Warenwert des Restlagers betrug nur noch 42.000 Euro.

Am Ende ging der Betrugsversuch für sie doch noch glimpflich aus. Der Vorbesitzer zahlte die Differenz. Und eröffnen konnte die Apothekerin ihre neue Filiale auch termingerecht. Weil sie genügend OTC-Vorräte in ihrer Hauptapotheke auf Lager hatte, musste sie die Eröffnung nicht verschieben.