In seinem Schreiben an die obersten Finanzbehörden der Länder erinnert das BMF noch einmal daran, dass eigentlich ab „1. Januar 2020 die Pflicht besteht, dass jedes eingesetzte elektronische Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a Absatz 1 Satz 1 AO i. V. m. § 1 Satz 1 KassenSichV sowie die damit zu führenden digitalen Aufzeichnungen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zu schützen sind.“ Zur Frage der steuerlichen Behandlung der Kosten der Implementierung von TSE und der einheitlichen digitalen Schnittstelle gelten daher laut BMF schon jetzt unter Bezugnahme auf das Ergebnis der Erörterung mit den obersten Finanzbehörden der Länder verschiedene steuerliche Möglichkeiten.

Die TSE bestehe aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle. Die TSE werde in verschiedenen Ausführungen angeboten. „Das Sicherheitsmodul gibt der TSE dabei ihr Gepräge“, so das Beamtendeutsch des BMF-Schreibens. Zu den TSE-Ausführungen gehörten zum Beispiel USB-Sticks oder (micro)SD-Karten. Darüber hinaus würden auch Ausführungen angeboten, bei denen die TSE in ein anderes Gerät, zum Beispiel Drucker oder elektronisches Aufzeichnungssystem, verbaut werde. Schließlich gebe es noch Hardware zur Einbindung mehrerer TSE über ein lokales Netzwerk, sogenanntes LAN-TSE oder Konnektoren und sogenannte Cloud-TSE.

Laut BMF stellt eine TSE sowohl in Verbindung mit einem Konnektor als auch als USB-Stick, (micro)SD-Card ein „selbständiges Wirtschaftsgut dar, das aber nicht selbständig nutzbar ist“. Die Aufwendungen für die Anschaffung der TSE seien daher „zu aktivieren und über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von drei Jahren abzuschreiben“. „Ein Sofortabzug nach § 6 Absatz 2 EStG oder die Bildung eines Sammelpostens nach § 6 Absatz 2a EStG scheiden mangels selbständiger Nutzbarkeit aus“, so das BMF. Unter Punkt 3 des Schreibens wird diese Aussage aber wieder durch eine Vereinfachungsregelung außer Kraft gesetzt.

Nur wenn die TSE direkt als Hardware fest eingebaut werde, gehe ihre Eigenständigkeit als Wirtschaftsgut verloren, so das BMF weiter. Die Aufwendungen seien in diesem Fall als „nachträgliche Anschaffungskosten des jeweiligen Wirtschaftsguts zu aktivieren, in das die TSE eingebaut wurde, und über dessen Restnutzungsdauer abzuschreiben“. Laufende Entgelte, die für Cloud-Lösungen zu entrichten seien, seien sofort als Betriebsausgaben abziehbar.

Die einheitliche digitale Schnittstelle umfasst laut BMF-Schreiben die Schnittstelle für die Anbindung der TSE an das elektronische Aufzeichnungssystem sowie die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K). Die Aufwendungen für die Implementierung der einheitlichen digitalen Schnittstelle seien daher Anschaffungsnebenkosten des Wirtschaftsgutes „TSE“.

Soweit so kompliziert. Wahrscheinlich sind die Beamten, die das BMF-Schreiben formuliert haben, selbst über den darin steckenden „Amtsschimmel“ erschrocken. Denn Sie haben sich unter Punkt 3 eine „Vereinfachungsregel“ einfallen lassen: „Aus Vereinfachungsgründen wird es nicht beanstandet, wenn die Kosten für die nachträgliche erstmalige Ausrüstung bestehender Kassen oder Kassensysteme mit einer TSE und die Kosten für die erstmalige Implementierung der einheitlichen digitalen Schnittstelle eines bestehenden elektronischen Aufzeichnungssystems in voller Höhe sofort als Betriebsausgaben abgezogen werden.“ Also haben die Apotheken und alle anderen Einzelhändler ein Wahlrecht: Entweder steuerliche Absetzung aller Kosten in der Steuererklärung von 2020 oder 2021 oder Abschreibung über mehrere Jahre.

Nur Apotheken in Bremen müssen bis Anfang Oktober dieses Jahres ihre Kassen manipulationssicher gemacht haben, sonst droht Ärger mit dem Fiskus. Alle anderen Länder räumen nochmal eine Fristverlängerung bis Ende März 2021 ein. Doch auch in diesen Ländern können sich die Apothekeninhaber nicht zurücklehnen, denn die Fristverlängerung ist kein Blanko-Scheck. Je nach Bundesland ist der Aufschub an bestimmte Bedingungen geknüpft. Die geringste Hürde ist dabei jeweils ein Aktivwerden des Steuerpflichtigen.

Für Berlin gilt beispielsweise, dass der Einbau der TSE bis zum 30. August mit einem konkreten Termin beauftragt sein muss. Außerdem muss die Firma, die den Einbau vornimmt, bestätigt haben, dass die Umrüstung nicht bis zum 30. September möglich ist. Der Einbau muss spätestens bis zum 31. März 2021 erfolgen. Eine weitere Bedingung – die es so nicht in allen Bundesländern gibt: Es dürfen keine Straf- oder Ordnungswidrigkeitsverfahren wegen Steuerhinterziehung oder Steuergefährdung gegen den Steuerpflichtigen vorliegen.

Apotheken sollten sich in Abstimmung mit ihrem Steuerberater informieren, welche Regelung in ihrem Land gilt und welche Bedingungen erfüllt sein müssen. Denn Verstöße dagegen können trotz Fristverlängerung geahndet werden. Die Obergrenze für das Bußgeld liegt bei 25.000 Euro, Steuerberater halten es aufgrund anderer Erfahrungen für realistisch, dass in so einem Fall ein Bußgeld von 5000 bis 7000 Euro verhängt werden könnte. Ungeachtet länderspezifischer Regelungen sind die Softwarehäuser der Apotheker aber zuversichtlich, ihre Kunden pünktlich mit der neuen Technik versorgen zu können. Teilweise sind die Anbieter schon sehr aktiv im Markt unterwegs. Unschön: Die Apotheken müssen selbst recht tief in die Tasche greifen, um ihre steuerrechtliche Unschuld zu beweisen. Je nach Anbieter werden Miet- und Wartungsgebühren von bis zu 80 Euro monatlich fällig.