Seit 2010 haben die Finanzämter begonnen, sich im Intranet der Finanzverwaltung zu vernetzten, die Erfahrungen der Betriebsprüfer vor Ort zu sammeln, zu dokumentieren und daraus ein Prüfungsmuster zu erstellen. Daraus ist inzwischen ein riesiger Informationstopf entstanden. Betriebsprüfer, die sich in das Intranet der Finanzämter einloggen, geben zunächst die Branche ein. Bei Apotheke erscheint dann eine Liste aller gängigen Warenwirtschaftssysteme mit ihren Schwachpunkten. Anhand dieser Liste können die Betriebsprüfer gezielt Fehler in den Steuerdaten der Apotheken aufspüren.

„Die Apotheker scheinen oft chancenlos“, sagt Bellinger. Im Kern gehe es häufig als Anknüpfungspunkt für Hinzuschätzungen um die Verfahrensdokumentation. „Damit haben die meisten Softwarehäuser häufig Probleme, insbesondere, wenn neue Rechtsprechung aus 2015 auf frühere Jahre angewandt wird“, so Bellinger. Bestellt beispielsweise ein Kunde telefonisch seine Rx-Arzneimittel, bereitet der Apotheker die Abgabe vor. Dazu wird in der Regel ein Abhol-Bon mit Strichcode erstellt, mit dem bei der Abholung der Abverkaufsvorgang beschleunigt wird. Die Ware wird bei dieser Praxis schon aus dem Warenlager ausgepflegt, um Nachbestellmechanismen anzustoßen. Kommt der Kunde aber nicht, gibt es ein Problem. Der Vorgang steckt häufig in der Software fest. Für das Finanzamt ist Ware und Geld geflossen. Dass der Kunde die Bestellung nicht abgeholt hat, ist häufig nur schwer zu belegen.

Mit der gezielten Prüfung der Schwachstellen sind die Betriebsprüfer nur auf Eines aus: die Schätzung. „1 bis 2 Prozent des Barumsatzes veranschlagen die Betriebsprüfer“, so Bellinger. Bei einer Apotheke mit zwei Millionen Euro Umsatz und 70 Prozent GKV-Umsatz kommen so schnell Beträge von 6000 Euro bis 12.000 Euro Hinzuschätzungen zusammen – pro Jahr versteht sich. Rund 70 Prozent davon entsprechen durchschnittlich dem Nachzahlungsbetrag. Bei Betriebsgewinnen von 100.000 Euro bis 120.000 Euro kann das eine Apotheke rasch in finanzielle Schwierigkeiten treiben.

Und der Apotheker ist laut Bellinger in der Beweispflicht für jeden von den Betriebsprüfern aufgespürten unklaren Vorgang: „Der Steuerpflichtige muss das belegen können und trägt die Kosten, wenn die Softwarehäuser zur Hilfe gerufen werden müssen. So regelt das die Abgabeordnung (AO).“

Meistens prüfen die Finanzämter mehrere Jahre. Aktuell sind vermehrt die Jahre 2010 bis 2012 an der Reihe, weil da nach der Erfahrung des Fiskus die Verfahrensdokumentation noch nicht so ausgereift war wie heute. Da kommen leicht bis zu 10.000 ungeklärte Vorgänge zusammen. Diese alle aufzuklären, ist kaum zu schaffen. Bellinger rät daher aus Gründen der Zumutbarkeit, den Prüfungszeitraum abgestimmt einzugrenzen.

„Das Finanzamt sollte sich einen Monat auswählen und diesen vom Steuerpflichtigen aufklären lassen. Treten keine Fehler auf, gibt es keinen sinnvollen Grund für weitere Nachforschungen mit derselben Fragestellung.“ Lässt sich der Betriebsprüfer nicht auf eine Eingrenzung des Zeitraums ein, rät Bellinger seinen Mandanten, vor das Finanzgericht zu ziehen.

Bellinger sieht die Betriebsprüfer klar im Vorteil: „Die Finanzämter haben sich bundesweit vernetzt, tauschen ihre Erfahrungen praktisch täglich im Intranet aus. Auf unserer Seite der Steuerberater gibt es etwas Vergleichbares leider nicht. Die in der Apo-Audit zusammengeschlossenen Steuerberater tauschen aber untereinander ihre Informationen aus.“ Die Softwarehäuser würden ihre Schwachstellen kaum untereinander kommunizieren, da der Wettbewerb dort „beinhart“ sei.

Damit nicht genug: Nächstes Jahr können die Betriebsprüfer die Zügel noch einmal anziehen. Dann kann der Fiskus sogar „überfallartig“ zur Prüfung erscheinen. Bundestag und Bundesrat haben Ende 2016 nach langer Auseinandersetzung das Gesetz „zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ beschlossen.

Die Bundesregierung will damit Steuerbetrug durch Tricks an elektronischen Registrierkassen bekämpfen. Finanzbeamte dürfen danach in Apotheken ab 2018 unangemeldete Kassenprüfungen durchführen, die sogenannte „Kassennachschau“. Ab 2020 besteht zudem auch für Apotheken eine Bonpflicht.

Die Prüfer haben sich bereits gut vorbereitet. Im Oktober 2016 fand eine zweiwöchige Schulung zu den GoBD statt. Die Abkürzung steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Hinzu kam den Informationen zufolge eine interne zweitägige Schulung mit dem Seminarthema: „Hinzuschätzungen wegen Mängeln der Verfahrensdokumentation“.

Bellinger rät den Apothekern dringend, sich ihrerseits auf die anstehenden Prüfungen vorzubereiten und die Verfahrensdokumentationen nicht länger vor sich her zu schieben. Schriftlich festgehalten werden müssen dabei unter anderem die wesentlichen Prozessabläufe rund um die Apotheken-EDV. Es klingt trivial, aber die wenigsten Apotheken dürften eine schriftliche Anweisung an das Team haben, wie sie mit der Software umzugehen haben, als eine sogenannte Anwenderdokumentation.

Auch das Kassenbuch muss akribisch geführt werden. „Richtig spannend wird es dann am 1. Januar 2018, wenn die Kassennachschau kommt. Dann finden prüfungsähnliche Handlungen überfallartig im praktisch rechtsfreien Raum statt“, so Bellinger. Apotheken haben damit keine Zeit, sich auf den Besuch des Finanzamtes vorzubereiten. Das könnte beim Kassenbuch für viele Apotheken zum Problem werden. Denn längst nicht in jeder Apotheke wird das Kassenbuch jeden Abend auf den aktuellen Stand gebracht.

Bellinger warnt: „Wer sein Kassenbuch vom letzten Abend nicht vorlegen kann, kommt an einer Hinzuschätzung wegen fehlender Kassensturzfähigkeit praktisch nicht mehr vorbei.“