Der AOK Bundesverband sucht einen Dienstleister, der Arzneimittel- und Sprechstundenbedarfsverordnungen, die aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Prüfzwecke sechs Jahre oder länger bereitzuhalten sind, jeweils für eine Mindestlaufzeit von 72 Monaten extern einlagert. Federführend ist die AOK Nordwest.

Vertragsbeginn ist der 1. April; Ende der regulären Laufzeit ist der 31. Dezember 2032. Allerdings sind mehrere Verlängerungsoptionen vorgesehen, sodass Verordnungen aus dem Jahr 2028 noch bis Ende 2034 einzulagern wären. Während der Vertragslaufzeit kann es passieren, dass einzelne Verordnungen oder auch gesamte Abrechnungsperioden zu Prüfzwecken gezogen werden, diese müssen dann herausgesucht und zur Verfügung gestellt werden. Darüber hinaus werden alle Rezepte eines bestimmten Jahres einen Monat nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsdauer durch einen Dienstleister abgeholt und datenschutzgerecht vernichtet werden.

1,8 Millionen Verordnungen pro Monat

Laut den Ausschreibungsunterlagen werden durchschnittlich rund 1.779.000 Verordnungen pro Monat von den Abrechnungszentren abgerechnet. „Diese Angabe basiert auf Auswertungen der Jahre 2021/2022 mit gleichbleibender Entwicklung bis zum Jahr 2023.“ Mit der verpflichtenden Einführung des E-Rezepts werde die Menge voraussichtlich kontinuierlich sinken. „Das angegebene Volumen stellt keine garantierte Abrufmenge dar und kann sowohl nach oben als auch unten abweichen.“

Die Abrechnungszentren und Direktabrechner liefern die Verordnungen laut AOK jeweils einmal monatlich in genormten Pappkartons mit der Abmessung 17 x 40 x 12 cm direkt zum Lagerort des Auftragnehmers an; pro Karton sind bis zu 3000 Verordnungen enthalten.

In 60 Prozent der Fälle können die Verordnungen allerdings laut Ausschreibung auch in anderen Kartonagen oder bei kleinen Mengen per Brief angeliefert werden. „Die von der Norm abweichenden Kartonagen können direkt eingelagert werden. Die kleineren Mengen, zum Beispiel Versand per Brief, können umgepackt werden.“

Die Verordnungen über Sprechstundenbedarf aus den Regionen Schleswig-Holstein und Westfalen-Lippe sind aus organisatorischen Gründen getrennt voneinander zu lagern. Auch Krankenhausverordnungen und die der sonstigen Leistungserbringer wie Sanitätshäuser sind separat einzulagern.

Referenzen sind entscheidend

Interessenten müssen die bei Ausschreibungen üblichen Anforderungen erfüllen, darunter die „wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit“ sowie die „technische und berufliche Leistungsfähigkeit“. Dazu gehört der Nachweis, dass bereits in der Vergangenheit über einen Zeitraum von 12 Monaten hinweg „mindestens 50 Prozent der zu archivierenden Verordnungen inklusive der Ziehungen in den letzten drei Jahren (12/2020 bis 11/2023) ordnungsgemäß und einwandfrei eingelagert wurden“.

Zwingend anzugeben sind dabei der Auftraggeber mit Telefonnummer des Ansprechpartners, die Anzahl der archivierten Kartons, die Anzahl durchgeführter Ziehungen und der Leistungszeitraum. Zugrunde gelegt werden 22 Millionen eingelagerte Verordnungen und etwa 600 Ziehungen pro Monat. Dabei können auch bis zu drei unterschiedliche Auftraggeber berücksichtigt werden.