Liegen die Kosten der Weihnachtsfeier für eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter über 110 Euro inklusive Umsatzsteuer, drohen nachteilige lohnsteuerliche und umsatzsteuerliche Konsequenzen, warnt die Treuhand. „Im Regierungsentwurf zum Wachstumschancengesetz ist eine Erhöhung des Freibetrages für Betriebsveranstaltungen ab 1. Januar 2024 auf 150 Euro pro Mitarbeiter geplant.“ Pro Jahr und Mitarbeiter könne es maximal zwei steuerfreie Betriebsveranstaltungen geben.

Damit die Betriebsveranstaltung lohnsteuerfrei bleibe, dürften die Kosten inklusive der Umsatzsteuer nicht höher als 110 Euro pro mitfeiernden Mitarbeitenden liegen. Zudem darf die Teilnahme keine Pflicht sein. Erfülle die Weihnachtsfeier diese Voraussetzung, könnten die Kosten als Betriebsausgaben abgesetzt werden. „Sie sind steuerlich absetzbar und bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmern berechtigen die Rechnungen von Busunternehmen, Gaststätte samt Weihnachtsmann zum Vorsteuerabzug.“

Damit die Gesamtkosten der Betriebsveranstaltung genau ermittelt werden können, sollten folgende Kosten mit einbezogen werden:

• konsumierbare Kosten, wie Speisen, Getränke und Tabakwaren,
• Aufwendungen für den äußeren Rahmen, beispielsweise Location-Miete und Musik,
• Fahrtkosten im Rahmen der Betriebsveranstaltung wie Transferkosten
• Eintrittskarten
• Übernachtungskosten
• Geschenke anlässlich der Betriebsveranstaltung bis 60 Euro Bruttobetrag.

Die Finanzverwaltung bemesse auch Geschenke, die nachträglich übergeben würden, heißt es. Bei der Ermittlung der anteiligen Betriebsveranstaltungskosten je Teilnehmer sei auf die bei der Betriebsveranstaltung anwesenden und nicht auf die angemeldeten Teilnehmer abzustellen. Das heißt: Seien Angehörige der Angestellten eingeladen, würden die Aufwendungen für die teilnehmende Begleitung dem jeweiligen Mitarbeitenden zugerechnet. Den Begleitpersonen stehe kein Freibetrag von 110 Euro zu.

Freibetrag überschritten: Das droht

Wenn es zu viele Veranstaltungen sind oder der Freibetrag überschritten wurde, betrachte die Finanzverwaltung den Aufwand für die Feier als einen „geldwerten Vorteil“ für die Arbeitnehmerinnen oder -nehmer. „Dieser führt zu Arbeitslohn. Dann kann eine pauschale Lohnsteuerabgabe von 25 Prozent des 110 Euro pro teilnehmenden Mitarbeiter übersteigenden Betrages gewählt werden.“ Im Grundsatz führe diese Lohnsteuerpauschalierung zu einer Befreiung in der Sozialversicherung.

Wichtig sei, dass die Lohnsteuerpauschalierung bis zum 28./29. Februar des Folgejahres durchgeführt werden müsse, damit die Sozialversicherungsfreiheit Bestand habe. Die Treuhand empfiehlt, der lohnabrechnenden Stelle kurzfristig nach der Weihnachtsfeier mitzuteilen, ob und in welcher Höhe der Freibetrag von 110 Euro überschritten wurde. „Notfalls sollte zur Sicherung der Sozialversicherungsfreiheit vorläufig ein geschätzter Betrag pro Teilnehmer lohnsteuerpauschaliert werden.“