SEPA: Pflicht für Apotheken

Berlin -

Ab Februar 2014 wird das neue Bezahlverfahren SEPA (Single European Payment Area) für alle Unternehmen verbindlich. Besonders kleine und mittlere Betriebe sind auf die Änderungen noch nicht vorbereitet, obwohl die Zahlungseinflüsse zum Erliegen kommen, wenn nicht richtig umgestellt wurde. Während einige Apotheken sich schon auf die Umstellung eingestellt

haben, gibt es bei vielen noch offene Punkte auf der To-Do-Liste 

Die wohl einfachste Änderung ist die Umstellung von Kontonummer und Bankleitzahl auf IBAN (International Bank Account Number) und BIC (Bank Identifier Code). Die IBAN ist eine weltweit akzeptierte Kontonummer. In Deutschland besteht sie aus 22 Stellen: Einem zweistelligen Länderkennzeichen (DE), einer ebenfalls zweistelligen Prüfziffer, der bisherigen Bankleitzahl und der bisherigen Kontonummer.

Die Kontoverbindungen von Geschäftspartnern, Kunden und Mitarbeitern müssen aktualisiert werden. Während Länderkennung, Bankleitzahl und Kontonummer einfach übernommen werden könnten, wird die Prüfziffer aus diesen drei Komponenten errechnet. Es empfiehlt sich daher, einen IBAN-Konverter zu nutzen, den zahlreiche Banken anbieten, oder direkt nach den neuen Daten zu fragen.

Der BIC ist eine international gültige Bankleitzahl, die von der Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT) vergeben wird. Mit diesem Code lassen sich Geldinstitute gegenseitig identifizieren. Der BIC besteht aus acht oder elf Zeichen: einem vierstelligen Bankcode, einem jeweils zweistelligen Code für das Land (DE für Deutschland) und den Ort (zum Beispiel HH für Hamburg), sowie einer optionalen dreistelligen Filialkennzeichnung. Er kann ebenfalls mithilfe von Konvertern errechnet werden.

Bei Überweisungen müssen künftig IBAN und BIC verwendet werden. Apotheken müssen also einerseits die ihnen vorliegenden Daten ändern und andererseits ihre eigenen Kontodaten kommunizieren. Zahlreiche Hersteller haben die neuen Daten bereits abgefragt.

Buchhaltungssysteme, die Zahlungsverkehrsdateien erzeugen, müssen diese künftig im Format SEPA-XML ausspielen. Dateien, die in dem seit 1976 gültigen Datenträgeraustausch-Verfahren (DTA) erzeugt werden, dürfen die Banken nicht mehr entgegen nehmen.

Schließlich stehen bei Überweisungen künftig nur noch 140 Zeichen für den Verwendungszweck zur Verfügung. Die erlaubten Zeichen sind exakt vorgeschrieben: Umlaute und Sonderzeichen sind (bis auf wenige Ausnahmen) nicht mehr erlaubt.

Komplizierter wird es für Apotheken, die selbst Lastschriftverfahren nutzen, um Geld einzuziehen: Die heute in Deutschland üblichen Verfahren – das Einzugsermächtigungsverfahren und das Abbuchungsverfahren – werden abgeschafft und durch neue SEPA-Prozesse ersetzt. Die SEPA Core Direct Debit gilt für Privatkunden und beinhaltet eine achtwöchige Rückgabefrist. Bei der Abbuchungsmethode SEPA Business to Business Direct Debit, die für Firmenkunden verwendet wird, gibt es diese nicht.

Bevor eine Apotheke Lastschriften einziehen kann, muss auf der Internetseite der Deutschen Bundesbank eine Gläubiger-Identifikationsnummer beantragt werden. Das Verfahren läuft ausschließlich online und per E-Mail und nimmt somit nur wenige Minuten in Anspruch. Mit der eigenen Bank muss eine neue Vereinbarung über den Einzug von Forderungen geschlossen werden, bei der die neue Gläubiger-ID angegeben werden muss.

Zahlungspflichtige müssen künftig ein SEPA-Lastschriftmandat erteilen. Heutige Einzugsermächtigungen können aber weiter genutzt werden, wenn sie bestimmte Voraussetzungen erfüllen: Sie müssen den Namen, die Anschrift und eine Unterschrift des Zahlungspflichtigen enthalten. Dann muss er lediglich vor der ersten Abbuchung darüber informiert werden, dass die Einzugsermächtigung umgedeutet wird. Dabei müssen ihm die Gläubiger-ID, die Mandatsreferenz und der Betrag mitgeteilt werden.

Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, müssen die Einzugsermächtigungen neu als SEPA-Mandat vereinbart werden. Auch für den geschäftlichen Verkehr müssen neue Mandate erteilt werden, denn im Gegensatz zum Basis-Verfahren können Mandate beim Firmen-Lastschriftverfahren nicht übernommen werden.

Zahlungspflichtige müssen künftig 14 Tage vor dem ersten Einzug in Textform darüber informiert werden, dass das Geld abgebucht wird. Mit der Nennung des Fälligkeitsdatums kann dieser Zeitraum aber verkürzt werden. Auch bei der Bank müssen Vorlagefristen beachtet werden: Erst- und Einmallastschriften sind fünf Geschäftstage vor der Belastung, Folgelastschriften zwei Tage vorher einzureichen.

Im Onlinehandel wurden Einzugsermächtigungen bislang meist ausschließlich elektronisch und relativ formlos erteilt. In Zukunft müssen die Mandate entweder in Papierform oder als elektronisches Mandat erteilt werden. Medienberichten zufolge ist die Umsetzung des e-Mandats in Deutschland allerdings nicht geplant.

Neben Verfahren, in denen Kunden die sperrigen Nummern angeben müssen, dürften daher auch Lastschriftverfahren zu den Verlierern der Umstellung gehören. Besonders Versandapotheken sollten daher alternative Bezahlmethoden prüfen. Beim Kauf per Kreditkarte oder Diensten wie Paypal verändert sich beispielsweise im Verhältnis zum Kunden nichts.