Urteil: Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß

Berlin -

Ein Fahrtenbuch so zu führen, dass das Finanzamt nichts mehr zu meckern hat, ist gar nicht so leicht. Das Finanzgericht Niedersachsen hat nun entschieden, dass die unmittelbare elektronische Erfassung durch ein technisches System nicht ausreicht. Auch Bewegungsprofil und Fahrtanlässe sind zeitnah zu erfassen. Über das Urteil berichtet die Steuerberatungsgesellschaft Treuhand Hannover und gibt wertvolle Tipps für das korrekte Fahrtenbuch.

Eine gesetzliche Definition zu „ordnungsgemäßes Fahrtenbuch“ gibt es laut Treuhand nicht. Aus der Rechtsprechung und Verwaltungsanweisungen ergebe sich jedoch, dass dies zeitnah und in geschlossener Form geführt werden müsse. Nachträgliche Einfügungen oder Änderungen sollten so gut wie ausgeschlossen oder als solche erkennbar sein. Anbieter elektronischer Fahrtenbücher würden zwar oft damit werben, dass die Programme finanzamtskonform sind. Das sei aber keine Garantie dafür, dass die technische Lösung vom Fiskus auch anerkannt werde.

Für die restliche Fahrten sind laut Treuhand grundsätzlich folgende Angaben erforderlich: Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Fahrt, Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute sowie Reisezweck und aufgesuchter Geschäftspartner. Die bloße Ortsangabe im Fahrtenbuch genüge bei dienstlichen Fahrten nur, wenn der Geschäftspartner oder Kunde zweifelsfrei erkennbar oder leicht zu ermitteln sei. Für Privatfahrten genügen jeweils die Kilometerangaben.

Der Fiskus hat keine grundsätzlichen Bedenken gegen ein elektronisches Fahrtenbuch. Entsprechende Lösungen erfassen automatisch alle Fahrten mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel. Wichtig ist dem Finanzamt laut Treuhand, dass der Fahrer den dienstlichen Fahrtanlass – also Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner – zeitnah vermerkt. Das bedeutet in diesem Fall, innerhalb von einer Woche nach Abschluss der Fahrt muss die Information in einem Webportal eingetragen werden.

Bei dem vor dem Finanzgericht verhandelten Fall war laut Treuhand unklar, wann die Angaben zu den jeweiligen Fahrtanlässen in der Datenbank ergänzt worden waren. Denn es bestand die Möglichkeit, die Angaben noch Monate später abzuspeichern. Das reichte den Finanzrichtern nicht. „Es sollte daher unbedingt darauf geachtet werden, dass sich aus den Datenbeständen die Abspeicherungstage nachvollziehbar ergeben“, rät die Treuhand.

Weiter empfehlen die Steuerberater, dass die zu erfassenden Fahrten samt Kilometerstand im Fahrtenbuch vollständig und in fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden. Jede Fahrt sei einzeln aufzuzeichnen. Nur bei einer beruflichen Reise mit mehreren Teilabschnitten, könnten diese in einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden. Wenn jedoch der berufliche Einsatz des Fahrzeugs zugunsten einer privaten Verwendung unterbrochen wird, müsse diese Nutzungsänderung im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Kilometerstands dokumentiert werden. Im Urteilsfall hatte der Kläger einen Stopp bei einem Lebensmittelmarkt eingelegt, um dort private Einkäufe zu tätigen. Zumindest die Heimfahrt vom Lebensmittelmarkt stellt eine Privatfahrt dar, wurde aber im elektronischen Fahrtenbuch fälschlicherweise als Betriebsfahrt abgespeichert.

Weiterhin hatte der Kläger den tatsächlichen Tachostand niemals dem rechnerisch ermitteltem Tachostand gegenübergestellt, berichtet die Treuhand von dem Verfahren. Normalerweise sehe die Software eines elektronischen Fahrtenbuchs bei Abschluss einer bestimmten Periode auch die Eintragung des tatsächlichen Kilometerstands laut Tacho vor. „Auf diese Eintragungen und deren Dokumentation sollte geachtet werden“, empfehlen die Steuerberater. Revision beim Bundesfinanzhof ist in dem Verfahren noch möglich.

Wie wichtig ein rechtssicheres Fahrtenbuch ist, hat ein Apotheker aus Baden-Württemberg vor einigen Jahren erfahren. Bei einer Betriebsprüfung hatte er für die Jahre 2006 bis 2008 eine private Nutzung seines Fahrzeugs zwischen 9 und 16 Prozent veranschlagt. Grundlage dieser Berechnung war sein elektronisch geführtes Fahrtenbuch. Dieses wurde bei der Prüfung von dem Finanzbeamten jedoch verworfen. Aus Sicht des Fiskus war das Programm nicht manipulationssicher. Das FG bestätigte dies und winkte die Steuernachzahlung durch. Etwa 6000 Euro musste der Apotheker nachzahlen – pro Jahr und zuzüglich Zinsen.