So schützen Sie sich vor Mitarbeiterdiebstahl

Berlin -

Mit Diebstahl muss jeder Einzelhändler leben, auch Apotheken. Besonders schlimm für die Inhaber ist es, wenn sie vom eigenen Mitarbeitern bestohlen werden. Doch wie schützt man sich davor? Hier ein paar Tipps, zusammengetragen von Kollegen.

• Sehen Sie zu, dass Sie Ihre BWA spätestens drei Wochen nach Monatswechsel erhalten. So können Sie Abweichungen im Rohertrag frühzeitig erkennen. Dazu reichen Sie Ihre Belege fortlaufend beim Steuerberater ein. Die Inventur zum Monatsende erfasst die Bestandsänderungen. Spätestens nach Auszahlung der Verrechnungsstelle und Begleichen der Großhandelsrechnung zur Mitte des Folgemonats kann Ihr Steuerberater die BWA erstellen.
• Fingerprintsensoren machen den Unterschied: Ihre meist unsicheren Login-Daten und die Ihrer Mitarbeiter machen Missbrauch möglich und liefern in einem etwaigen Prozess lediglich Indizien. Die Beweisführung wird erschwert, die Festsetzung der Schadensumme kann vor Gericht angezweifelt werden. Nur sichere Passwörter oder noch besser Fingerprintsensoren liefern Beweise.
• Installieren Sie ein internes Kontrollsystem. Auch wenn die meisten unserer Apotheken für regelmäßige Kontrollen zu klein sind und nicht die nötige Manpower haben: Geräuschvolle Stichproben signalisieren allen Mitarbeitern Wachsamkeit und schützen vor Leichtsinn. Außerdem überprüfen Sie Ihren Betrieb auf GdPdU-Konformität.

Kontrollieren Sie in größeren Abständen oder lassen Sie kontrollieren:

• Sind alle Einzelrechnungen des Großhandels vorhanden? Werden vermehrt Artikel telefonisch bestellt?
• Welche Rabatte vergeben Ihre Mitarbeiter an der Kasse? Erscheinen diese erklärbar?
• Werden alle Bestandsveränderungen sauber dokumentiert?
• Gibt es Artikel mit besonders häufigen Bestandsänderungen/Fehlbeständen?
• Gibt es offene Vorgänge? Ist für jedes verschreibungspflichtige Medikament auch ein Rezept bedruckt worden?
• Werden alle Großhandelsretouren sauber abgeschrieben?
• Werden offene Kredite und unbezahlte Rechnungen regelmäßig überprüft und gemahnt?
• Werden uneinbringliche Forderungen sauber dokumentiert und ausgebucht?
• Haben Sie für das Herausgeben von Wechselgeld klare Routinen eingeführt und werden diese auch von allen Mitarbeitern eingehalten?
• Wird die Tageskasse von wechselnden Personen gemacht? Werden Wechselgelddifferenzen im Kassenbuch erfasst?
• Wird die Tageskasse mit geringem Zeitverzug und von verschiedenen Personen eingezahlt?
• Stimmt die Anzahl der bedruckten Rezepte aus Ihrer Warenwirtschaft mit der Abrechnungsstelle überein?
• Und denken Sie daran: Auch ohne Vorsatz kann ein Sovaldi-Rezept, das in der Kitteltasche mitgewaschen wird oder hinter dem Schreibtisch verschwindet, eine Apotheke in wirtschaftliche Schieflage bringen.