Apothekerin Ilona Weiß übernahm die Hubertus-Apotheke vor 18 Jahren. Damals wurden Arzneimittel mit Lochkarten bestellt. An dem System hat die Inhaberin nichts geändert. „Wir halten daran fest“, sagt Heinen, die seit elf Jahren mit an Bord ist. Für die PTA gehören die gelben Kärtchen zum Alltag wie für andere der Kommissionierautomat. Ein anderes System? Für sie unvorstellbar.

Heinen ist überzeugt, dass die Lochkarten deutliche Vorteile gegenüber einem POS-System haben. „Das ist ein gutes System. Wir haben zwar keine Bestände, aber die stimmen meistens ohnehin nicht und es gibt immer Abweichungen.“ Sie hat ihr Generalalphabet im Griff. „Wir haben mehr Kontrolle.“ Der Bestand werde ständig überblickt. „Ich weiß, was in der Schublade liegt. Im Kommissionierer weiß ich das nicht.“ Heinen hat den direkten Vergleich, da sie für sechs Wochenstunden noch in einer anderen Apotheke mit neuer Technik tätig ist.

Wird ein Arzneimittel abgegeben, nimmt Heinen das Kärtchen aus der Schublade und legt es im Backoffice in ein Organisationsfach. Dort wird gleich vorgegeben, wie viele neue Packungen des Produkts nachbestellt werden müssen. Die Waren werden bei der Abgabe erfasst. Die PKA bestellt dreimal täglich manuell über ein Kartenlesegerät. Liefert der Großhändler, werden Packungen samt Kärtchen zurück in die Schublade gelegt. Auf der Rückseite der Karten wird festgehalten, wie viele Packungen pro Monat abgegeben werden.

Werden neue Arzneimittel eingeführt, erstellen die Mitarbeiter die nötigen Karten selbst. In die Maschine geben sie die PZN ein, die dann entsprechende Löcher stanzt. Dadurch kann das Warenwirtschaftssystem die Bestellungen ausführen.

Fehler können jedoch im Freiwahlbereich leichter entstehen. Denn für Kosmetik oder Nahrungsergänzungsmittel gibt es keine Lochkarten. „Dort muss ich die Artikel direkt nachbestellen“, sagt Heinen. Dazu macht sie sich am HV-Tisch direkt nach dem Verkauf Notizen. Die Apotheke verfügt über ein „Vier-Augen-Prinzip“. Auch die PKA kontrolliert die Freiwahlbestände und bestellt unter Umständen nach.

Dass das Lochkarten-System zeitaufwendiger ist, stört das Team nicht. Die Mitarbeiter sind eingespielt, viele Jahrzehnte in der Apotheke tätig. Eine Kollegin geht in diesem Jahr nach 47 Jahren Betriebszugehörigkeit in den Ruhestand. „Wir haben keinen großen Personalwechsel“, sagt Heinen. Holprig werde es manchmal, wenn die Chefin im Urlaub sei und vertreten werde. „Die Kollegen fragen einen manchmal nach dem Verstand, wenn sie die Lochkarten sehen“, sagt Heinen. „Wird vergessen, die Karte zu ziehen und nach hinten zu bringen, habe ich später ein Problem.“

Mit Securpharm ist in der Hubertus-Apotheke lediglich ein neuer Scanvorgang eingezogen. „Die Lochkarten sind aber unabhängig davon“, sagt Heinen. Die Data-Matrix-Code werde bei Eingang und bei der Abgabe gescannt. Bisher seien ohnehin noch nicht viele Arzneimittel entsprechend gekennzeichnet. „Man hat uns gesagt, es kann drei Jahre dauern, bis alle Packungen dabei sind.“ Neu für das Team ist lediglich, dass sie dann beim Wareneingang das Verfallsdatum nicht mehr händisch hinzufügen müssen.