„Rohertrag pro Kunde nicht unter 15 Euro“

Die Personalkostenquote solle im Regelfall zwischen 40 und 50 Prozent liegen, damit eine Apotheke leistungsfähig und rentabel sei, sagt Schmitz-Urban. „Viele haben die Kennzahlen nicht auf dem Schirm und treffen Entscheidungen aus dem Bauch heraus.“ Wenn die Quote darüber liege, sollte beispielsweise geprüft werden, ob es Aufgaben gebe, die nicht vom – eher teuren – Fachpersonal erledigt werden könnten.

Die Quote könne auch durch den Einsatz von digitalen Angeboten etwa im Bereich Aufgabenmanagement oder Teamschulung gesenkt werden. Zudem sollte der Kundenwert analysiert und sich gefragt werden: „Sind die Mitarbeiter:innen geschult, um den Wert jeder Beratung zu maximieren, zum Beispiel durch Therapieoptimierungen oder pharmazeutische Dienstleistungen.“

Insbesondere mit dem neuesten Tarifvertrag wurden die Gehälter für Apothekenangestellte angehoben. Die nächste Lohnerhöhung für 2026 ist darin bereits festgeschrieben. Dann steht eine weitere Tarifsteigerung von 3 Prozent an. Die Tarifvereinbarungen gelten für alle Kammerbezirke mit Ausnahme von Nordrhein und Sachsen. Inhaberinnen und Inhaber stünden vor der Herausforderung, „steigende Leistungsanforderungen mit wirtschaftlicher Stabilität zu vereinen“, sagt der Inhaber der Düsseldorfer Apotheke am Breidenplatz, der seit fünf Jahren Kolleginnen und Kollegen berät.

Der Apotheker, der selbst sieben Angestellte hat, warnt davor, dass die Personalkosten explodieren könnten: „Da kommt noch ganz viel. Die Personalkosten sind der höchste Posten für eine Apotheke. Sie sind oft dafür verantwortlich, dass der Ertrag so schwach ist.“ Deshalb müssten die Kosten genau analysiert werden.

Kennzahlen in der Apotheke

Dazu gehört eine Bestandsaufnahme: Die Effizienz der Angestellten lasse sich anhand der Kennzahlen Rohertrag und Personalkosten pro Kund:in bewerten. Liege der Rohertrag bei 15 Euro, weise dies auf eine gute Beratungsqualität und Kundenstruktur hin. „Liegt der Wert darunter, können gezielte Schulungen und Zusatzverkäufe helfen.“

Die Personalkosten pro Kund:in sollten laut ihm einen Zielwert von 7,50 Euro oder maximal 50 Prozent des Rohertrags erreichen. Dieser Wert zeige, dass die Kosten wirtschaftlich seien. „Höhere Werte erfordern eine Analyse der Auslastung und Kundenfrequenz.

Dazu komme, dass „ein smarter Einsatz der Arbeitszeit entscheidend“ sei. Schichtplanung sollte nach Bedarf an die verschiedenen Tageszeiten angepasst werden. Spitzenzeiten könnten durch Teilzeitkräfte oder Aushilfen abgedeckt werden. „Tätigkeiten wie Rezeptscannen, Warenannahme oder Lagerpflege können geschulten Hilfskräften übertragen werden“, sagt er.

Fluktuation vermeiden

Wichtig bei der Planung der Personalkosten sei auch, dass die Mitarbeiterbindung gestärkt wird. Denn: „Fluktuation ist teuer.“ Wertschätzende Führung mit regelmäßigen Gesprächen inklusive Anerkennung, Schulungen und Aufstiegschancen und flexible Arbeitszeitmodelle oder Homeoffice-Möglichkeiten steigerten die Zufriedenheit.