Retouren: Mängelrügen und Abschlagskosten

Berlin -

Für retournierte Arzneimittel gelten besondere Vorschriften. Die Rückgabe erfordert von Apotheken mitunter einiges an Dokumentation. Denn die ordnungsgemäße Lagerhaltung muss bestätigt werden. Zudem können Kosten anfallen.

Nicht mehr benötigte Arzneimittel sollen durch die Apotheken bei Herstellern und Großhändlern angemeldet werden. Die Produkte werden entweder abgeholt oder müssen zurückgeschickt werden. Wie genau mit den Retouren umgegangen werden muss, regelt die Arzneimittelhandelsverordnung (AM-HandelsV). Die Lieferanten müssen die zurückgegebenen Arzneimittel demnach bis zu einer Entscheidung über ihre weitere Verwendung getrennt von den zur Abgabe bestimmten Beständen lagern.

Richtige Lagerung bestätigen

Generell gingen im Schnitt 3 Prozent der Packungen an den Großhandel zurück, heißt es von Branchenkennern. Die Bedingungen sind je nach Lieferant unterschiedlich. Unterschieden wird zwischen Mängelretouren und „normalen“ Rückgaben. „Ein Großteil der Mängelrügen sind Bestellfehler, die man bis zu etwa zwei Wochen zurückgeben kann und die einfach ins Lager zurückgepackt werden.“ Zuvor muss auch bei diesen Produkten die ordnungsgemäße Lagerhaltung und Temperaturführung bestätigt werden.

Die restlichen Retouren sind meistens mit Abschlagszahlen verbunden, die individuell ausgehandelt werden. Wichtig dabei ist, dass die Verkehrsfähigkeit der Arzneimittel bestätigt wird. Liegt diese nicht vor, sind die betroffenen Präparate laut AM-HandelsV als nicht verkehrsfähig kenntlich zu machen, abzusondern und der Vernichtung zuzuführen. „Soweit eine Rückgabe an den pharmazeutischen Unternehmer angeordnet oder mit diesem vereinbart wurde, sind sie nach entsprechender Kennzeichnung zurückzugeben.“

Lagerretouren, etwa weil Kapazitäten verändert werden oder ein Verschreiber aufgehört hat, werden vom Großhandel unter der Voraussetzung bestimmter Restlaufzeiten zurückgenommen. Es kann auch vorkommen, dass Kund:innen ihre Arzneimittel nicht abholen und die Packungen ebenfalls wieder zurückgeschickt werden. Manche Apotheken bevorraten sich auch speziell für den Notdienst und schicken die Ware dann zurück. Je nach Verhandlungstaktik fallen für diese Retouren unterschiedliche Kosten an.

Prüfpflicht für Großhändler

Die Lieferanten müssen die Produkte prüfen, bevor sie wieder in den Verkauf gehen. Dafür muss es ausgewiesenes Personal geben. Belegt werden muss etwa mit Lieferscheinen oder Rechnungen, dass die Apotheke die Arzneimittel vom Großhandel bezogen hat. Zudem müsse bestätigt werden, dass sie sich in den Originalbehältnissen und in ordnungsgemäßen Zustand befinden oder eine vertretbare Haltbarkeitsdauer haben.

Mehrarbeit bereiten vor allem Retouren von Kühlware und BtM. Bei kühlpflichtigen Arzneimitteln müssen die Pakete entsprechend mit Kühl- und Gelkissen gepackt und die Medikamente in Folie umhüllt werden. BtM, die zurücksollen, dürfen nur an den Lieferanten gehen, der diese geschickt hat. Die Apotheke muss dafür das Abgabe-Beleg-Verfahren nutzen. Das Verwaltungsgericht Gelsenkirchen entschied 2020, dass Großhändler auch Arzneimittel zurücknehmen und erstatten dürfen, die sie nicht selbst verkauft haben.