Nie wieder schwarzes Brett

Berlin -

Apotheker und PTA reden den ganzen Tag – mit den Patienten. Die interne Kommunikation hingegen ist in vielen Apotheken ein Stiefkind. Die Lösung könnte ein maßgeschneidertes Wiki sein. Beim Apothekenverbund Maxmo ist man von dieser Idee begeistert.

Das schwarze Brett quillt über? Mail zu spät gelesen? Eine wichtige Info ist im Stress untergegangen? Mit einem Wiki passiert das nicht mehr. „Wir haben kein schwarzes Brett mehr, bei uns ist alles digitalisiert. Alle Informationen werden ausschließlich digital abgelegt. Das spart enorm Arbeit und Zeit“, sagt Geschäftsführer Oliver Dienst, bei Maxmo verantwortlich unter anderem für Marketing & Unternehmensausrichtung. Das Ziel: Die Mitarbeiter sollen möglichst alle Informationen schnell und an einem Ort finden.

„Wir nutzen unser Wiki für die Kommunikation im gesamten Unternehmen. Wir haben uns die Frage gestellt, wie wir die Mitarbeiter schnell und effektiv erreichen. Vorher gab es nur E-Mail-Verkehr“, sagt Dienst. Da ging gelegentlich im Stress etwas unter. Wenn man zum Beispiel erst um 14.30 Uhr liest, dass die Rezepturen um 14 Uhr hätten fertig sein müssen, ist das für die Arbeitsabläufe unerfreulich.

„Früher hatten wir ein Maxmo-Intranet, man brauchte ewig, um Informationen zu finden“, sagt Dienst. „Heute geben wir einfach ein Stichwort in die Suchmaske, unser Wiki funktioniert wie Wikipedia.“ Einzelne Filialen haben ihren eigenen Blog, die Dienstpläne werden via Wiki verwaltet, auch Informationen zu Aktionen und Formulare finden sich hier. Die Azubis haben ihren eigenen Blog und wer Informationen zur Substitionsabgabe oder zum Botendienst sucht, wird ebenfalls hier fündig.

Eine Apothekerin betreut das System, speist unermüdlich Informationen ein und ordnet sie ein und zu. Unerlässlich dafür ist es, sämtliche Informationen immer auf den neuesten Stand zu bringen. „Kürzlich suchte zum Beispiel ein Mitarbeiter eine schwierige Rezeptur. Binnen zweieinhalb Minuten hatte er Antwort und Anleitung von einem Kollegen aus einer anderen Apotheke.“ Auch Geschäftsführer Dienst nutzt das System gern. Und: „Es ist noch nie abgestürzt.“

Nachteile fallen ihm keine ein: „Wir sind froh, dass wir uns dafür entschieden haben. Für unsere Mitarbeiter ist es ein Pflicht-Kommunikationstool, sie müssen regelmäßig gucken, was los ist. In jeder unserer Apotheken gibt es ein Terminal, das nur für unser Wiki reserviert ist.“

25 Maxmo-Apotheken sind an das hauseigene Wiki angedockt, das System stammt vom QM-Berater Gunther Knopf. „Früher mussten Mitarbeiter überlegen, wo muss ich was wie nachschauen. Hat man ein Wiki, ist das nicht mehr wichtig. Und es gibt auch keine Zettelwirtschaft mehr“, erklärt er. „Viele Apotheken arbeiten noch herkömmlich mit schwarzem Brett mit Zetteln“, sagt er. Die Idee hatte er, weil seine Ehefrau Apothekerin ist und Beratung im Bereich Qualitätsmanagement macht. Zu seinen Kunden gehört auch die Bayreuther Apothekengemeinschaft. Je nach Aufwand und Größe der Apotheke kostet die Einrichtung eines firmeneigenen Wiki ab 3000 Euro. Dazu kommen die variablen Betreuungskosten durch Knopf. „Die Grundidee ist es, die Neugier der Mitarbeiter zu nutzen.“ Rund 5400 Dokumente umfasst das Nachschlage-Angebot der Maxmo-Apotheken derzeit. Und täglich werden es mehr.