MediCharge: Dashboard für die Heimversorgung

Berlin -

Die Bodden-Apotheke in Stralsund beliefert täglich mehrere Pflegedienste und Einrichtungen mit Medikamenten und Medizinprodukten. Wer einmal in der Heimversorgungsabteilung gearbeitet hat, weiß ganz genau – dort klingelt das Telefon ununterbrochen. Inhaber Alexander Eschrich nahm den Frust seiner Mitarbeiter:innen deutlich wahr. Eine entscheidende Idee brachte Ruhe in den Arbeitsalltag.

Wann kommt das Medikament? Was ist mit dem Rezept? Wo bleibt das Hilfsmittel?

Dies ist wohl nur eine kleine Auswahl an Fragen, die tagtäglich in einer heimversorgenden Apotheke per Telefon eingeht. Kaum hat die mitarbeitende Person in der Apotheke alles auf einen Zettel notiert, um eine bestimmte Frage klären zu können, klingelt es erneut mit dem nächsten Problem: „Die Tabletten für heute Abend sind alle. Was können wir tun?“ Ein Blick auf die Uhr – seit 15 Minuten Feierabend. Dennoch muss auch dieses Anliegen noch schnellstmöglich selbst bearbeitet werden, sonst geht es vielleicht doch versehentlich unter. „Mein Team war nur noch am Rennen“, berichtet Eschrich.

„Eine Lösung muss her!“

Damals hatte er Heime und Pflegedienste mit insgesamt etwa 600 Patient:innen in der Versorgung. „Das Telefon stand nicht still, es kamen ununterbrochen Anrufe rein. Außerdem waren wir zugeschüttet mit Faxen – die reinste Zettelwirtschaft.“ Dass man da schnell den Überblick verliert, sei nachzuvollziehen. Auch dass mal was komplett untergeht. Passieren solle das selbstverständlich nicht. „Das hat enorm Stress im Team verursacht und für viel Frust gesorgt. Spaß macht das natürlich nicht. Sie waren allesamt sehr unzufrieden. Also musste eine Lösung her.“

Beginn mit digitaler Dokumentation

Softwareseitig sei er auf dem Markt zu der Zeit nicht fündig geworden. Also habe er sich an einen IT-Spezialisten gewandt, der sich in der Bodden-Apotheke einen Überblick über die Prozesse vor Ort verschaffte. Gemeinsam habe man überlegt, wie die Abläufe digital abgebildet werden könnten. „Daraus ist dann schließlich die Software MediCharge entstanden.“ Zu Beginn sei diese noch sehr vereinfacht gewesen. „Da haben wir aber zumindest schon die eingehenden Faxe manuell ins Tool eintragen und einen Bearbeitungsstatus beschreiben können, so, dass jede:r Mitarbeiter:in in Kenntnis gesetzt war und aussagefähig zu bestimmten telefonischen Rückfragen sein konnte – eine digitale Dokumentationsplattform, wenn man so will. Ebenfalls konnten wir nun die Faxe online an Praxen weitergeleiten und anschließend das unliebsame Papier entsorgen.“

Entscheidender Fortschritt

So richtig glücklich waren die Nutzer:innen allerdings noch nicht. Das Telefon klingelte weiter, das Fax spuckte ein Papier nach dem anderen aus. Zwar konnte man schneller die geforderten Informationen abrufen und weiterleiten, eine effektive Zeitersparnis spürte jedoch noch niemand. „Dann wurde weiter programmiert und sowohl Arztpraxen als auch Pflegeheime und Pflegedienste mit auf diese Plattform geholt.“ Pflegeeinrichtungen können sich ins Tool einloggen und ihre Bestellung an die Apotheke absenden. „Der Vorteil ist, dass das Heim oder der ambulante Pflegedienst jederzeit den Status einer Bestellung einsehen kann: Wird das Rezept gerade aus der Praxis abgeholt? Ist die Bestellung in der Bearbeitung? Befindet sich das Medikament aktuell in der Auslieferung? Für diese Fragen ist nun kein Anruf mehr nötig.“

Ein weiterer Vorteil liege in der Kommunikationsmöglichkeit über eine Chatfunktion, die die Software beinhaltet. Hier können relevante Informationen zu einer versorgenden Person ausgetauscht werden. Beispielsweise können ein stationärer Aufenthalt mitgeteilt oder ein Hinweis zur Dringlichkeit eines bestimmten Medikaments vermerkt werden. „Mein Team spürt dadurch eine deutliche Erleichterung, denn das Telefon klingelt so gut wie gar nicht mehr.“

Der Bearbeitungsprozess hat sich durch MediCharge enorm verkürzt: „Vor Einführung der Software Ende 2019 haben meine Mitarbeiter:innen ganze 36 Stunden pro Woche für die Bearbeitung der Bestellungen samt aller Rückfragen für 600 Patient:innen zugebracht. Seit 2022 ist die Version soweit fertig, wie sie heute genutzt wird. Inzwischen beliefern wir knapp 1200 Menschen in Pflegeeinrichtungen, brauchen aber nur noch sieben Stunden für das Procedere – bei gleicher Anzahl an Mitarbeiter:innen.“

Auch Pflegepersonal ist begeistert

Durch MediCharge hat Eschrich nicht nur zufriedene Mitarbeiter:innen. Auch das Personal der Pflegedienste und in den Einrichtungen spüre die Entlastung. „Weil sie eben nicht mehr ewig viel Zeit am Telefon verbringen, um wichtige Rückfragen klären zu können. Außerdem entfällt somit auch dort ein Stück weit die Zettelwirtschaft. Die entsprechende Information wird digital eingetragen und ist folglich auch für die nächsten Schichtmitarbeiter:innen übersichtlich nachzuvollziehen.“

Selbst die lokale Ärzteschaft sehe Vorteile in der Software. Diese können sich ebenso einloggen, die Bestellprozesse einsehen, beziehungsweise die Kommunikation nachvollziehen und selbstverständlich Anmerkungen notieren. „Fehlt zum Beispiel die Chipkarte eines Bewohners, kann dies über die Chatfunktion angemerkt werden und das entsprechende Heim hat die Möglichkeit, direkt zu reagieren – ohne den Umweg über die Apotheke.“

Anpassungsfähiges Tool

Mittlerweile nutzen laut Eschrich 15 Instanzen diese Software. „Dabei nehmen wir natürlich auch Wunschvorschläge entgegen. Diese werden immer wieder mit eingearbeitet. Da sind wir sehr flexibel.“ Es sei so einfach und übersichtlich wie überhaupt nur möglich für die Bearbeitung der Prozesse in der Heimbelieferung gehalten. „Selbst digital nicht so affine Mitarbeiter:innen konnten wir überzeugen und letztlich begeistern.“