Clearingstellen der Apothekervereine stellen in der Hilfsmittelversorgung für Apotheker eine Entlastung dar. Denn die Experten übernehmen die Genehmigungsverfahren und reichen die Kostenvoranschläge im Auftrag der Apotheken bei den entsprechenden Krankenkassen ein. Dabei versuchen die Experten, schnellstmöglich eine Antwort von den Kostenträgern zu erhalten.

Die einzelnen Vereine nutzen regional unterschiedliche Clearingstellen. Der Hessische Apothekerverband (HAV) hat seine Clearingstelle bei der Tochterfirma GVA (Gesellschaft für Verkaufsförderung in Apotheken und Vermögensverwaltung) untergebracht, die Verbände Rheinland-Pfalz und Saarland haben sich angeschlossen. Die Apothekerverbände Berlin, Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen und Sachsen-Anhalt greifen auf das Rechenzentrum ARZ Haan zurück.

Kommt ein Hilfsmittelrezept in die Apotheke, dessen Belieferung vorab genehmigt werden muss, faxen die Mitarbeiter es mit dem Vermerk „Antrag auf Kostenübernahme“ zur zuständigen Clearingstelle, die sich dann um die Freigabe bei der Kasse kümmert. Da dabei patientenbezogene Daten von der Apotheke an den Dienstleister übertragen werden und im Auftrag weiterverarbeitet werden, muss – zusätzlich zur Vereinbarung über die Dienstleistung – ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung nach § 11 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) geschlossen werden. Der Berliner Apothekerverein (BAV) hat seine Mitglieder bereits über den Sachverhalt informiert und entsprechende Verträge vorbereitet, die bis Ende Oktober unterschrieben werden mussten. Sonst können Apotheken den Service nicht mehr nutzen.

Damit nicht genug: Apotheken müssen künftig auch eine Einwilligungserklärung der Versicherten einholen. Der Grund: Eine gesetzliche Regelung für die Arbeit der Clearingstellen existiert nicht. Dennoch müssen Apotheker nicht nur den Datenschutz, sondern auch die Schweigepflicht nach § 203 Strafgesetzbuch (StGB) beachten.

Der Patient muss in die Weiterleitung seiner Daten einwilligen, sonst muss die Apotheke alle patientenbezogenen Daten auf der Verordnung vor der Übermittlung an die Clearingstelle schwärzen, mahnte auch das unabhängige Landeszentrum für Datenschutz (ULD) Schleswig-Holstein. Nur so kann gewährleistet sein, dass die Mitarbeiter des Dienstleisters keinen Rückschluss auf den Patienten ziehen können. Somit ist es zur eigenen Absicherung empfehlenswert, einmalig eine Zustimmung der Versicherten einzuholen, für die Daten an die Clearingstelle übermittelt werden. Die Einwilligungserklärung ist dann in der Apotheke zu archivieren. Eine Kopie verbleibt beim Versicherten.

Der Kunde willigt somit in die Übermittlung seiner Rezeptdaten an die Clearingstelle ein. Dies bezieht sich auf alle personenbezogenen Daten wie Name, Anschrift, Versichertennummer, Arztdaten oder Zuzahlung – alle Daten, die dem Muster-16-Formular zu entnehmen sind.