Im Zusammenhang mit der Kassennachschau seien im Vorfeld immer wieder die Apotheken genannt worden, die in den Augen der Finanzverwaltung zu den besonders prüfungswürdigen „bargeldintensiven Betrieben“ zählten, berichtet die Treuhand Hannover. Entsprechend hoch seien Aufmerksamkeit und Unsicherheit in der Branche gewesen: „Nach einem guten Jahr konnten wir zwar einige Kassennachschauen in Apotheken registrieren, der befürchtete Fokus, wie seinerzeit bei den digitalen Betriebsprüfungen, blieb bisher aber aus“, so die erste Bilanz.

Das hat einen Grund: Da den einzelnen Finanzämtern in der Regel kein zusätzliches Personal für die Kassennachschau zur Verfügung stehe, standen laut Treuhand Hannover eher andere bargeldintensive Branchen im Fokus, die eine deutlich höhere Anfälligkeit für formelle Mängel und Manipulationen in der Kassenführung vorweisen. Das bedeute aber nicht, dass Apotheker das Thema Kassenführung „stiefmütterlich behandeln sollten“. Letztlich müsse jedes Unternehmen, in dem Bareinnahmen getätigt werden, jederzeit mit einer unangemeldeten Kassennachschau rechnen.

Nach den Erfahrungen der Treuhand unterschieden sich die Prüfungen zur Kassennachschau nach Bundesländern „teils erheblich“. In vielen Bundesländern werde die Kassennachschau „gerne zur Identifizierung prüfungswürdiger Betriebe genutzt“. Treuhand: „Das Finanzamt schaut also vorher nach, ob sich eine Betriebsprüfung bei Ihnen lohnen würde.“ Eine unauffällige Kassennachschau könne somit dafür sorgen, dass der Betrieb vom Prüfungsplan gestrichen werde. Gute Vorbereitung und saubere Kassenführung seien daher sinnvoller als eine Verweigerung. Denn diese führe in der Regel zum sofortigen Übergang in die zeit- und kostenintensive Betriebsprüfung, in der alle steuerlichen Sachverhalte geprüft werden, nicht nur die Kassenführung.

Beobachtet hat die Treuhand „viele anonyme Testkäufe“ im Vorfeld der Kassennachschau. Hierbei verhalte sich der spätere Prüfer wie ein normaler Kunde. Er beobachte und tätige Testkäufe, um die ordnungsgemäße Aufzeichnung dieser Geschäftsvorfälle dann später beispielsweise im System nachzuvollziehen. Erst zu Beginn der eigentlichen Prüfungshandlungen müsse sich der Kassenprüfer ausweisen. „Und auch wenn keine gesetzliche Verpflichtung besteht, haben die Prüfer in der Regel immer ein entsprechendes Legitimationsschreiben ihres Vorgesetzten dabei“, so die Treuhand.

Nicht bewahrheitet haben sich danach auch Befürchtungen, dass die Prüfer während der Hauptgeschäftszeit kommen und so den Betrieb stören. Kassenprüfungen zur Hauptgeschäftszeit seien „glücklicherweise eher die Ausnahme“. Die Prüfer seien dazu angehalten, den Geprüften nicht „unnötig zu drangsalieren“. In der Regel findet die Kassennachschau eher kurz vor Ladenschluss statt. Zu diesen Zeiten ist eine Kassenprüfung erfahrungsgemäß auch am sinnvollsten.

Betrügereien sind der Treuhand nur wenige bekannt geworden: „Auch wenn uns bis jetzt erst sehr wenige Fälle aus dem Mandantenkreis bekannt sind, wurde in den Medien bereits mehrfach von Betrügern berichtet, die sich die Unsicherheiten der Unternehmer zu Nutze gemacht haben“, heißt es im Newsletter. Dabei sollten sie sich als Kassenprüfer ausgegeben, die Kassenführung bemängelt und letztlich versucht haben, das Bargeld aus der Kasse zu beschlagnahmen. Die Treuhand rät den Apothekern, Dienstausweis und Legitimationsschreiben genau zu prüfen. „Sollte etwas eigenartig sein, kann ein Anruf im Finanzamt oder bei der Polizei sinnvoll sein, welche im Zweifel helfen können, die Identität und den Auftrag des Kassenprüfers zu bestätigen“, so die Treuhand und rät Kassenprüfer niemals mit dem Bargeld alleine zu lassen. Sollte ein Kassenprüfer Bargeld beschlagnahmen, sollte die Polizei gerufen werden.

Bei den wenigen, der Treuhand bekannt gewordenen Kassennachschauen wurde stets ein Kassensturz nebst Untersuchung von Kassenbuch und Kassenbelegen durchgeführt. Des Weiteren wurden immer die Organisationsunterlagen der Kasse abgefragt, da das Fehlen einen schwerwiegenden formellen Mangel zu Folge hat. Zu den Organisationsunterlagen gehören die Verfahrensdokumentation inklusive der Bedienungsanleitung, Programmierprotokolle sowie die Beschreibung des steuerlichen internen Kontrollsystems.

Nach einem Jahr Kassennachschau kommt die Treuhand Hannover zu folgendem Fazit: Die Finanzämter sammelten gerade Erfahrungen mit dem neuen Instrument. „Auch wenn die Apotheken bisher nicht im Fokus standen, muss jederzeit mit einer Kassenprüfung gerechnet werden.“ Die Treuhand empfiehlt, sich gut darauf vorzubereiten, indem Apotheker die Kassenführung selbst auf den Prüfstand bringen.

Eingefahrene Abläufe, wie beispielsweise ein zu früher Tagesabschluss, könnten auf diesem Weg hinterfragt und die kaufmännischen Prozesse optimiert werden. Die Organisationsunterlagen sollten laut Treuhand in Papier oder auf einem USB-Stick gespeichert griffbereit zur Verfügung stehen und: „Sofern noch keine Verfahrensdokumentation mit Beschreibung des steuerlichen IKS angefertigt wurde, sollten Sie dies nun schleunigst nachholen.“