Feiertag: Betriebsprüfern Wind aus den Segeln nehmen

Berlin -

Seit fünf Jahren sind auch die Apotheken zu einem wirtschaftlichen Qualitätsmanagement verpflichtet. Grund dafür ist ein Erlass des Bundesministeriums für Finanzen (BMF). Das „Schreckgespenst“ nennt sich „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“. Nach den Erfahrungen von Steuerberater Torsten Feiertag haben die meisten Apotheken die damit verbundene Verfahrensdokumentation aber nicht installiert.

Der Erlass setzt sich aus 184 Textziffern auf 37 Seiten zusammen. Laut Feiertag ist der Erlass eine „norminterpretierende Verwaltungsvorschrift“ und somit nicht als Gesetz zu verstehen. Für Apotheken relevant sei die im Erlass beschriebene „Verfahrensdokumentation“ und das „Interne Kontrollsystem“ (IKS) – vereinfacht auch „wirtschaftliches Qualitätsmanagement“ genannt.

Die Verfahrensdokumentation soll den Datenverarbeitungsprozess der steuerrelevanten Daten aller in der Apotheke eingesetzten DV-Systeme schlüssig beschreiben. „Somit ist lediglich das IT-Verfahren gemeint“, so Feiertag. Aus der Verfahrensdokumentation sollen sich Betriebsprüfer zügig einen Überblick verschaffen können.

Die Verfahrensdokumentation beschreibt die organisatorischen und technischen Prozesse in der Apotheke. Sie gliedert sich laut Feiertag in folgende Punkte: Allgemeine Beschreibung, Darstellung des innerbetrieblichen Ablaufs und Organisation, Anwenderdokumentation, Darstellung einer sachgerechten Bedienung der IT-Anwendung, technische Systemdokumentation, technische Darstellung der IT Anwendung, Betriebsdokumentation, Darstellung der Anwendung eines internen Kontrollsystems sowie Vorhaltung eines Datensicherungsverfahrens und Verarbeitungsnachweise.

„Die Anwenderdokumentation und technische Systemdokumentation ist vom Softwareanbieter bereitzustellen“, so Feiertag. Somit obliege dem Apothekeninhaber lediglich die allgemeine Beschreibung und die Betriebsdokumentation. Feiertag: „In der Betriebsdokumentation soll sich ein IKS wiederfinden, welches als dynamisches Instrument den Sollzustand des Unternehmens hinsichtlich physischer Sicherungsmaßnahmen beschreibt.“

Die Zielsetzung der Erstellung einer Verfahrensdokumentation soll sich auf die wesentlichen Bestandteile der steuerrelevanten IT-Verarbeitung in kurzer, knapper und übersichtlicher Form darstellen. Damit könne der Betriebsprüfer seine „Wissenslücken“ in der IT-Verarbeitung schließen. Liege eine Verfahrensdokumentation nicht vor oder werde vom Prüfer als ungenügend eingestuft, liege kein formaler Mangel „mit sachlichem Gewicht“ vor. Dies könne daher nicht zum Verwerfen der Buchführung und somit zur Schätzung führen, wenn die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der steuerrelevanten Daten nicht beeinträchtigt wird, so Feiertag. Während der Betriebsprüfung seien Ergänzungen, auch mündlich, möglich.

Der Steuerberater rät, dennoch eine auf den Apothekenbetrieb abgestellte individuelle Verfahrensdokumentation und ein IKS zu erstellen. Feiertag: „Beides sollte bei Änderungen ergänzt beziehungsweise überarbeitet werden. Es könnte bei Betriebsprüfungen von Nutzen sein und Fragen von Betriebsprüfern den Wind aus den Segeln nehmen.“