eRechnung-Pflicht: Ab November für öffentliche Auftraggeber

Berlin -

Neben dem Anschluss an die TI der Gematik, der Einführung von elektronischer Patientenakte (ePA), eMedikationsplan und E-Rezept müssen sich einige Apotheken auf einen weiteren Digitalisierungsschritt einstellen: Ab Ende November müssen Rechnung an öffentliche Auftraggeber ebenfalls als digitale eRechnung übermittelt werden. Dazu sind entsprechende Anpassungen der Warenwirtschaft erforderlich. Darauf weisen jetzt Steuerberater hin. Öffentliche Auftraggeber können unter anderen Kliniken und auch Pflegeeinrichtungen sein.

„Ab dem 27.11.2020 akzeptieren viele öffentliche Auftraggeber des Bundes oder einzelner Länder nur noch E-Rechnungen, die den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55 entsprechen“, unterrichtete jetzt das Softwarehaus Datev Steuerberater: „Das bedeutet: Wenn Sie oder Ihre Mandanten in einer Geschäftsbeziehung mit öffentlichen Auftraggebern stehen, müssen Sie beziehungsweise Ihre Mandanten ab November eRechnungen erstellen und elektronisch an den jeweiligen öffentlichen Auftraggeber über dessen präferierten Zustellkanal senden.“

Nach den Vorgaben der EU-Richtlinie beinhalten eRechnungen den Rechnungsinhalt in Form von strukturierten Datensätzen (XRechnung), sodass sie elektronisch versendet und automatisch weiterverarbeitet werden können. Nicht mehr akzeptiert würden ab dem 27. November 2020 – neben Papierrechnungen – elektronisch übermittelte Rechnungen, die nicht das passende Format aufweisen, beispielsweise in Form von PDF-Dateien oder TIF-Dateien.

eRechnungen im Format können laut Datev „selbstverständlich für alle Geschäftspartner“ genutzt werden - unabhängig davon, ob es sich um einen Rechnungsempfänger der öffentlichen Hand handelt oder nicht. Damit bestehe die Möglichkeit, den Rechnungsausgangsprozess weiter zu digitalisieren.

Die EU legte mit der am 26. Mai 2014 in Kraft getretenen Richtlinie 2014/55/EU den Rahmen für ein einheitliches Rechnungsformat in den öffentlichen Verwaltungen fest. Die EU-Mitgliedstaaten müssen sicherstellen, dass die öffentlichen Auftraggeber elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten, die der europäischen Norm für die elektronische Rechnung entsprechen. Die EU-Richtlinie fördert den elektronischen Rechnungsaustausch in der öffentlichen Verwaltung. Die elektronische Rechnungsstellung und -verarbeitung biete enorme Kosteneinsparungspotentiale im Vergleich zur papierbasierten Rechnungsstellung, da sie medienbruchfrei und aufgrund der Verarbeitung von strukturierten Rechnungsdaten automatisiert erfolgen könne.

Im Dezember 2016 wurde zur Umsetzung der EU-Richtlinie das Gesetz zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen verabschiedet: Es trat im April 2017 in Kraft. Ergänzend wurde im September 2017 die eRechnungs-Verordnung beschlossen, welche im Oktober 2017 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht wurde. Die eRechnungs-Verordnung verpflichtet auch den Rechnungssteller, elektronische Rechnungen einzureichen. Damit betrifft die Neuregelung auch Rechnungssteller an die öffentliche Verwaltung. Auch Bundesländer und Kommunen sind seit dem 18. April 2020 verpflichtet, eRechnungen anzunehmen. Aufgrund der föderalen Struktur in Deutschland ist die Richtlinie 2014/55/EU von den einzelnen Bundesländern selbstständig umzusetzen.