E-Rezept-Kontrolle: Inhaberin arbeitet mit Excel-Tabelle

Umständlicher geht es vor allem im Hinblick auf die erhoffte Arbeitserleichterung im Zuge der Digitalisierung kaum. Dennoch: „Ich erfasse per Excel-Tabelle jedes einzelne E-Rezept, welches in meiner Apotheke beliefert wird“, erklärt die Inhaberin. Dass dies zeitraubend ist, ist ihr durchaus bewusst. „Es ist zugegeben sehr umständlich, aber mittlerweile wissen alle in meinem Team, welche Handgriffe erfolgen müssen.“ Am Ende könne sie so jedenfalls sicher nachvollziehen, welches E-Rezept nicht abgerechnet wurde. „Ich kann genau sagen, welcher Vorgang fehlt und das ist mir die Arbeit wert.“

Vor allem in Bezug auf hochpreisige Arzneimittel, sei ihr das Risiko des Verlustes einfach zu hoch. „Wenn wir die Abrechnung bekommen und ich überprüfen will, ob auch alles ordnungsgemäß gelaufen ist, dann kann ich nur 100 Tage die Vorgänge zu den E-Rezepten filtern“, erklärt die Inhaberin, die Kundin bei ADG ist. Konkret: „Alles, was älter ist, ist für uns nicht mehr nachvollziehbar und der Schaden kann dann sehr hoch sein.“

Inhaber vermutet Schwund

Inhaber Dr. Nojan Nejatian sieht die Nachverfolgung der E-Rezept-Abrechnung ebenfalls problematisch. „Ich bin richtig pessimistisch geworden, denn mittlerweile vermute ich, dass E-Rezepte auch bei mir verloren gegangen sind.“ Seine Rezepte könne er einerseits in Hilfsmittel- oder Klinikrezepte, die noch in Papierform bei ihm eingereicht werden, unterteilen und andererseits in E-Rezepte. „Ich habe mir überlegt, ich summiere die Rezepte, die ich beim ARZ im Onlineprogramm nach der Einreichung sehe und von dieser Gesamtsumme ziehe ich die Summe der Papierrezepte ab. Dann habe ich den Wert der E-Rezepte“, erklärt der Apotheker.

Bei der Methode könne er aber auch nur „Pi mal Daumen“ kontrollieren. „Eine hundertprozentige Kontrolle gibt es leider nicht“, so der Inhaber. So kann er nur vermuten, dass Rezepte in der Abrechnung mit dem ARZ verloren gegangen sind. „Ich habe keine klare Gewissheit, dass alles eingereicht wird, weiß nicht welche Fehler noch beanstandet werden“, so der Inhaber. „Die Rezepte müssen alle innerhalb von 28 Tagen eingereicht werden.“ Das Problem mit seinem AVS con Cida: „Es gibt eine Funktion, mit der man E-Rezepte ausblenden kann. Es reicht, wenn eine Mitarbeiterin versehentlich das Ausblenden auslöst, der Vorgang ist dann nicht mehr nachvollziehbar.“

Denn wurde das Rezept eingereicht, könne man Tage später keine Details zur Belieferung mehr einsehen: „Das wird sicherlich auch je nach Computersystem unterschiedlich sein,“ gibt er zu bedenken, „bei meinem System habe ich jedenfalls eine schlechte Übersicht.“ Auch er habe schon von der Excel-Tabelle gehört: „Das ist eine gute Idee, aber der Zeitaufwand ist enorm. Jeder Vorgang müsste in Excel übertragen werden“, so der Apotheker.

Theoretisch müsse man alle E-Rezepte einmal ausdrucken: „Da hätte man eine bessere Kontrolle.“ Der einzige Anhaltspunkt ist für ihn derzeit: „In unserem Dorf ist die Einwohnerzahl und somit die Zahl der eingelösten Rezepte relativ stabil. Und trotzdem sehen wir einen Rückgang an Rezepteinlösungen, das kann nicht sein, deswegen nehme ich an, es müssen einige verloren gegangen sein.“

Kontrolle geht auch einfach

Dass die Kontrolle der E-Rezepte auch ganz einfach gehen kann, berichtet Inhaber Kai-Peter Siemsen. Er ist Kunde beim Rechenzentrum AVN und könne sich in der Software-Applikation einfach die Summen der abgerechneten Rezepte in Form einer Tabelle herunterladen. Sein Warenwirtschaftssystem von Pharmatechnik bietet ebenfalls eine Möglichkeit, die eingereichten Rezepte als Tabelle rauszuziehen.

„Dann wird das einfach per Excel-Funktion abgeglichen“ – ein geringfügiger Aufwand, der ihn regelmäßig nur wenige Minuten kostet. „Das scheint aber eben nicht mit allen Rechenzentren zu gehen, da nicht Rechenzentren die Rezept-IDs ausgeben“, so Siemsen.