Diebstahlschutz bei Rezeptkontrolle

Berlin -

Arztunterschrift, BtM-Höchstmenge, Einnahmehinweise: Die Rezeptkontrolle ist ein wichtiger Schritt im Apothekenalltag. Um Retaxationen zu vermeiden und die Fehlerquote direkt in der Apotheke zu senken, hat das Rechenzentrum AvP eine Kontrollsoftware auf dem Markt. Zusätzlich zur Rezeptprüfung kann ScanAdhoc auch auf Diebstähle durch Mitarbeiter aufmerksam machen.

Rezepte können mit ScanAdhoc in der Apotheke direkt nach dem Rezeptdruck geprüft werden. Per Knopfdruck werden alle relevanten Rezeptdaten etwa auf Formfehler, Rezeptanzahl und Arztunterschrift kontrolliert. Bei dem Tool habe zu Beginn die Sicherheit vor Retaxationen im Mittelpunkt gestanden, sagt AvP-Vertriebschef Klaus Henkel. Apothekenmitarbeiter könnten unmittelbar auf Fehler reagieren, solange die Rezepte noch vor Ort sind.

Die Daten werden noch vor der Abholung der Rezepte verschlüsselt an das Rechenzentrum zur direkten Plausibilitätsprüfung geschickt. Insgesamt werden 14 rein formale Aspekte wie die Telefonnummer des Arztes sowie 48 Aspekte, die Retax-relevant sind, kontrolliert. Die Angestellten können die Tagesabrechnung nach Schlagworten wie Blister, GKV- und PKV-Rezepten durchsuchen. Dadurch reduziere sich die manuelle Kontrolle. „Das wurde uns durch eine APOSCOPE-Umfrage jüngst bestätigt“, so Henkel.

Das Tool wird laut Henkel in Zusammenarbeit mit Apotheken stetig erweitert. „Jetzt werden immer mehr Möglichkeiten wie der Abgleich mit der Warenwirtschaft ergänzt und das Produkt bekommt dadurch immer mehr Dynamik.“ Henkel hofft, mit ScanAdhoc den Mitarbeitern die Angst vor Fehlern und Retaxierungen zu nehmen. AvP-Kunden zahlen dafür 29 Euro pro Monat. „Das ist lediglich ein Euro pro Tag für eine schnelle und qualitativ hochwertige Leistung.“ Zusätzlich nötig sind wertige Scanner, die in der Regel zwischen 500 und 600 Euro kosten.

Zusätzlich zur Abgabekontrolle zeigt die Software auch Manipulationen auf. „Das Tool ist jedoch nicht explizit für Mitarbeiter-Diebstähle entwickelt worden“, so Henkel. Erkannt werden etwa Abweichungen, die in einer falschen Bedienung der Warenwirtschaft liegen. ScanAdhoc erkennt die Lücke; Im Anschluss wird durch die Abrechnungssoftware Apofakt über eine Schnittstelle zur Warenwirtschaft der Abgleich vorgenommen. „Merkt ein Apotheker, dass die Rendite sinkt oder sich solche Hinweise häufen, kann er über ScanAdhoc schnell nach weiteren Auffälligkeiten suchen.“

Derzeit nutzen ScanAdhoc rund 1600 Apotheken. Seit Oktober arbeitet der Apotheker Dr. Detlef Glaß mit der Software. „Ich spare etwa hundert Euro täglich“, sagt der Inhaber von drei großen Berliner Apotheken. Das Tool sei ein zusätzliches „digitales Vier-Augen-Prinzip“ – in Kombination mit dem Rezeptmanagement ADG-RayceT am Point of Sale. Auch seine Filialleitungen wie Hannelore Eitel-Hirschfeld und das ganze Team nutzten das Programm mehrmals täglich. Erkannt werde etwa, ob die handschriftliche Begründung bei einer Sonder-PZN ergänzt wurde. Die Rückseite wird ebenfalls kontrolliert, was etwa bei Hilfsmittelrezepten (Status 7) wichtig sei. Nach wenigen Sekunden sei das Ergebnis der Prüfung sichtbar, so Glaß.

ScanAdhoc zeige auch, wenn die Höchstmenge für das BtM-Rezept überschritten wurde. „Es kommt der Hinweis, bitte auf Kennzeichnung „A“ achten.“ Zudem werde auf die notwendige Dosierungsangabe verwiesen. Bei Importen verweist das Tool auf die 15/15-Regel. Bei Tretinoin etwa erscheine ein Hinweis zur Einnahmedauer für Frauen. Bei Rezepten für Mittel zur künstlichen Befruchtung kommt eine Bemerkung zur Selbstbeteiligung.

Auch die Kontrolle bezüglich Unregelmäßigkeiten und vermeintlichem Diebstahl sei zeitnah möglich: „Ermittelt werden die Anzahl der gescannten Rezepte, der Umsatz, Zuzahlungen und die Anzahl der abgegebenen Packungen.“ Diese Daten könnten für ein internes Erlöskontrollsystem genutzt werden und Abweichungen bei den GKV-Erlösen zeitnah aufklären. „Bei auftretenden Problemen kann man schnell reagieren und ist auch für die elektronische Betriebsprüfung gut vorbereitet“, sagt Glaß, der dadurch bereits Betrügereien aufdecken konnte. Das Tool schaffe maximale Transparenz in der gesamten GKV-Abrechnung und sei für jeden Kollegen ratsam. Zuvor sei nur eine monatliche Ermittlung der gesamten Rezepterlöse möglich gewesen.

Über den Scanner sei zudem eine papierlose Buchführung möglich, sagt Glaß. Die Belege auch Tankquittungen oder Handwerkerrechnungen gingen direkt an das Steuerbüro. „Ich habe die Vorteile unterschätzt.“ Bei den vielen gesetzlichen Anforderungen, die Apothekenmitarbeiter beachten müssten, denke man nicht immer an alles, so Glaß. Das Programm sei als Endkontrolle „unerlässlich“. Für die Mitarbeiter entstehe zudem ein nachhaltiger, positiver Lerneffekt, da sie zeitnah und nicht erst Wochen später nach Eingang der Retaxation auf Fehler hingewiesen würden.

Mit der Software wurden bisher rund 7 Millionen Rezepte kontrolliert. Mehrere Hunderttausend Euro als Volumina seien über PZN und die Taxe aufgefallen und konnten korrigiert werden, so Henkel. Das Programm ist auch für ADG-Kunden erhältlich. Sie können die Software in den ersten zehn Monaten für 29 Euro und im Anschluss für 59 Euro monatlich erwerben. Die Vertragslaufzeit beträgt drei Jahre und kann in den ersten drei Monaten jederzeit gekündigt werden.

Diebstähle durch Mitarbeiter können das Betriebsklima auf eine Bewährungsprobe stellen. Wie sollte man als Team damit umgehen? Und welche Maßnahmen sollte der Inhaber ergreifen können, um den Täter zu finden? Diskutiert mit im LABOR, der Apotheken-Crowd von APOTHEKE ADHOC.