Seit Anfang des Jahres können Betriebsprüfer der Finanzämter ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäftszeiten die Apotheken betreten, „um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können“, wie es in der Abgabenordnung so schön heißt. Diese sogenannte Kassennachschau findet außerhalb einer regelmäßigen und angekündigten Betriebsprüfung statt.

Für diese Fälle ist ein korrektes Kassenbuch mehr als hilfreich. Die Steuerberatungsgesellschaft Treuhand Hannover hat für Apotheker nützliche Tipps zu einer ordnungsgemäßen Kassenführung zusammengestellt. Zum Tagesabschluss gehöre schließlich mehr als das einfache Ausdrucken des Z-Bons.

Laut Gesetz sind Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten. In elektronischen Kassensystemen müssen alle Kassenvorgänge unveränderbar gespeichert werden, getrennt nach Zahlungsarten und Umsatzsteuersätzen. Die Summe wird beim Tagesabschluss als Tageseinnahme in das Kassenbuch eingetragen.

Tipp der Treuhand: Geschäftsschluss ist erst, wenn der letzte Kunde den Laden verlassen hat und die Tür abgeschlossen wurde. Ansonsten müssen Einnahmen von Nachzüglern am Folgetag ausgewiesen werden. Denn wird der Abschluss erst am nächsten Morgen vor Ladenöffnung nachgeholt, werden die gesamten Kasseneinnahmen des Vortages am falschen Tag gespeichert. „Für den Betriebsprüfer ist es ein Leichtes, während der Kassennachschau oder Betriebsprüfung solche Differenzen anhand der Daten zu finden“, warnt die Treuhand.

Was sich Prüfer offenbar gerne vorführen lassen, ist die Kassensturzfähigkeit. Dazu wird das Bargeld in der Kasse gezählt und mit dem im Kassenbuch vermerkten Bargeldbestand (Kassen-Soll) verglichen. Differenzen sind in bargeldintensiven Betrieben durchaus zu erwarten, sie müssen im Kassenbuch festgehalten werden. Tauchen beim Kassensturz jedoch größere Differenzen auf, wird der Fiskus mit Sicherheit genauer hinsehen.

Tipp der Treuhand: Alle Kassenschubladen täglich und einzeln auszählen und ein Zählprotokoll anfertigen. Dieses darf auch der Ausdruck der Zählmaschine sein – oder ein einfacher Schmierzettel, versehen mit Datum und Handzeichen. Einzeln gezählte Kassen bieten den Vorteil, dass bei einem Kassensturz der Geschäftsbetrieb nicht vollständig unterbrochen wird, sondern Kasse für Kasse einzeln ausgewertet werden kann.

Ein weiterer ergibt sich laut Treuhand für das interne Kontrollsystem: Kleine Differenzen seien bei einzeln gezählten Kassen viel leichter aufzuklären. Diebstahl und Manipulationsversuche fielen schneller auf. Das Zählprotokoll dient als Buchungsbeleg für festgestellte Kassendifferenzen. Und bei einer späteren Betriebsprüfung können die Zählprotokolle als Beweis für die ordnungsgemäße Kassenführung dienen. Tipp der Treuhand: „Die höchste Beweiskraft erzielen Sie, wenn jemand die Kassen zählt und abzeichnet, der nicht selbst an der Kasse arbeitet.“

Beim Führen des Kassenbuchs sollten Apotheker alle Formalien beachten, insbesondere die alte Buchhalterregel „Keine Buchung ohne Beleg“. Für jede Bargeldentnahme sollte sofort ein Eigenbeleg angefertigt werden. Theoretisch reicht ein Zettel mit Datum und Handzeichen.

Zu den formellen Vorgaben zählt auch die Unveränderbarkeit, beziehungsweise jede vorgenomme Änderung muss nachvollziehbar sein. Bei einem handschriftlich geführten Kassenbuch können die mit Kugelschreiber geschriebenen Einträge durchgestrichen und Korrekturen in einer neuen Zeile geschrieben werden. Datum und Handzeichen nicht vergessen.

Bei elektronischen Kassenbüchern ist es etwas komplizierter. Excel-Tabellen werden vom Fiskus beispielsweise nicht akzeptiert, weil Änderungen nicht gespeichert werden. Anwendungen im Warenwirtschaftssystem verfügen in der Regel über solche Sicherheitsmaßnahmen, die Treuhand bietet eine eigene Kassenbuch-Lösung.