In den drei Verfahren vor dem BFH ging es im Kern jeweils um die Frage, ob die Apotheken alle Einzeldaten aus der Warenwirtschaft preisgeben müssen, wenn der Betriebsprüfer danach verlangt. Das Hessische Finanzgericht sowie die das Finanzgericht Münster hatten in der Vorinstanz zu Gunsten der Apotheker entschieden und ein Datenzugriffsrecht des Fiskus verneint. Das Finanzgericht Sachsen-Anhalt hatten dagegen dem Finanzamt Recht gegeben.

Aus Sicht des BFH durften die Betriebsprüfer die Kassendaten in elektronisch verwertbarer Form einfordern. Jeder Kaufmann sei handelsrechtlich dazu verpflichtet, Bücher zu führen. Diese Pflicht werde ins Steuerrecht „transformiert“.

Bei Bargeldgeschäften reicht ein Tagesabschlussbon (Z-Bon) aus Sicht der Richter nicht aus. Der BFH habe in früheren Entscheidungen nur mit Blick auf die Zumutbarkeit auf die Einzelaufzeichnungspflicht verzichtet. Die grundsätzliche Pflicht zur Aufzeichnung bleibt laut BFH aber bestehen. Bei den Apotheken stelle sich die Frage der Unzumutbarkeit nicht: Denn sie verwendeten moderne PC-Kassensysteme, die sämtliche Kassenvorgänge einzeln detailliert aufzeichneten und eine langfristige Speicherung ermöglichten. Damit kämen die Apotheker ihrer Aufzeichnungspflicht nach, könnten sich aber nicht mehr auf deren Unzumutbarkeit berufen.

Die Einträge in den Büchern müssen laut BFH „vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet“ vorgenommen werden, so dass der Prüfer die Geschäfte in Entstehung und Abwicklung nachvollziehen kann. Jedes einzelne Geschäft müsse einschließlich aller Kassenvorgänge aufgezeichnet werden, so die Münchener Richter.

Der BFH stellt im Urteil klar, dass die Einzelaufzeichnungspflicht nicht bedeute, dass Bareinnahmen künftig einzeln gebucht werden müssten. Eine zusammengefasste Tageslosung reiche für die Buchung aus. „Entscheidend ist, dass diese sich auf die einzeln erfassten Verkäufe zurückführen lässt, die ihrerseits – gegebenenfalls unter Zuhilfenahme des Warenwirtschaftssystems – nachweisbar sind.“

Weil die Bareinnahmen einzeln aufgezeichnet werden müssen und in PC-Kassen auch aufgezeichnet werden, müssen sie laut BFH gemäß der Abgabenordnung auch aufbewahrt werden. Das Finanzamt durfte die maschinell erstellten Daten daher laut Urteil bei der Außenprüfung auch einfordern.

Sofern der Apotheker nicht steuerrelavante Daten – gestritten wurde etwa über Patientendaten – entfernen wollte, könne er entsprechend selektieren. „Ist ihm dies nicht möglich, kann er den Zugriff auf die Verkaufsdatei mit den Kasseneinzeldaten nicht verweigern“, heißt es in den Urteilsgründen.

Der BFH hat die Entscheidung des Hessischen Finanzgerichts aufgehoben und die Revision gegen das Urteil des Finanzgerichts Sachsen-Anhalt zurückgewiesen. Im dritten Verfahren hat der BFH hat in einem sogenannten Zwischenurteil nur entschieden, dass der Fiskus Anspruch auf die Daten hatte.

Das Finanzamt hatte in diesem Fall den Einspruch des Apothekers gegen die Datenforderung abgewiesen und im Rahmen der Betriebsprüfung direkt eine Hinzuschätzung vorgenommen: Rund 40.000 Euro sollte der Apotheker nachzahlen, weil das Finanzamt die Buchführung als mangelhaft verworfen hat. Dagegen hatte der Apotheker geklagt. Die Entscheidung, ob und in welcher Höhe Hinzuschätzungen vorzunehmen sind, steht noch aus.