Apothekenbote: Steuerfalle Fahrtenbuch

Berlin -

Viele Apotheken bieten ihren Kunden einen Botendienst an. Wenn dabei der Privatwagen des Apothekers zum Einsatz kommt, kann die betriebliche Nutzung von der Steuer abgesetzt werden. Dazu gibt es klare Vorgaben. Ein Apotheker aus Baden-Württemberg wollte alles richtig machen, wurde bei einer Betriebsprüfung aber trotzdem zu einer Steuernachzahlung verdonnert. Seine Klage vor dem Finanzgericht blieb ohne Erfolg: Die Richter glaubten nicht, dass er bei seinem Fahrtenbuch nicht geschummelt hatte.

Laut Einkommenssteuergesetz (EStG) muss ein Privatwagen, der zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird, monatlich mit 1 Prozent des Listenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung versteuert werden. Alternativ können die Privatfahrten einzeln veranschlagt werden, was sich bei einer überwiegend betrieblichen Nutzung lohnt. In diesem Fall müssen aber alle Aufwendungen durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden.

Das hatte der Apotheker gemacht und für die Jahre 2006 bis 2008 eine private Nutzung zwischen 9 und 16 Prozent veranschlagt. Das Fahrtenbuch hatte er elektronisch geführt und bei der Betriebsprüfung im Jahr 2010 entsprechende Ausdrucke eingereicht.

Der Betriebsprüfer erkannte dies nicht an und veranschlagte die Steuer nach der sogenannten 1-Prozent-Regel. Für die Prüfjahre wurde vom Finanzamt eine Nachzahlung festgesetzt. Dagegen klagte der Apotheker – ohne Erfolg: Das Finanzgericht Baden-Württemberg bestätigte die vom Prüfer erhöhte Steuerlast. Das Gericht hielt es nicht für ausgeschlossen, dass der Apotheker sein Fahrtenbuch manipuliert hatte. Die Beweislast lag demnach beim Apotheker.

Bei der Prüfung hatte der Apotheker zunächst nur die Ausdrucke des Fahrtenbuchs abgegeben. Erst im Klageverfahren hatte er eine Sicherungsdatei auf einer CD-ROM eingereicht. Dem Betriebsprüfer hatte er allerdings schon während der Prüfung eine CD mit dem verwendeten Fahrtenbuchprogramm überlassen.

Der Prüfer hatte sich das Programm genau angesehen – und Manipulationsmöglichkeiten aufgedeckt. Diese wurden im Gerichtsverfahren sogar vorgeführt. Der Finanzbeamte zeigte den Richtern, dass nachträgliche Änderungen an den Einträgen möglich waren, ohne dass dies später noch erkennbar war. Selbst im sogenannten finanzamtsicheren Modus sei ein Export der Fahrtenbuchdaten möglich – etwa in eine Excel-Tabelle. Nach dem Rückimport seien die Änderungen im Programm nicht mehr erkennbar gewesen.

Im Verfahren war ein Sachverständiger hinzugezogen worden. Dieser hatte das Programm selbst getestet, allerdings in einer neueren Version. Hier gab es die Importfunktion nicht mehr. Der Apotheker hatte versichert, das Programm regelmäßig aktualisiert zu haben. Zuletzt habe er es in der vom Sachverständigen sicheren Version verwendet. Der Betriebsprüfer hatte demnach die Original-CD des Programms mit der alten Version zur Prüfung erhalten.

Das Gericht sah das nicht als bewiesen an. Vielmehr legten die in der Prüfung vorgelegten Ausdrucke zum Fahrtenbuch nahe, dass auch im letzten Prüfungsjahr 2008 noch die alte Version verwendet worden sei.

Es sei zudem nicht zu überprüfen, ob das Fahrtenbuch zeitnah im Sinne der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes (BFH) erstellt worden sei. Dass die Ausdrucke monatlich dem Steuerbüro des Apothekers übergeben worden waren, überzeugte die Richter in diesem Punkt nicht. Manipulationen wären auch vor dem monatlichen Ausdruck möglich gewesen. Die elektronischen Aufzeichnungen seien nicht als ordnungsgemäßes Fahrtenbuch anzuerkennen, so die Richter.

Die Richter stellten außerdem fest, dass auch formal korrekte Fahrtenbücher in Klageverfahren oft wegen inhaltlicher Mängel verworfen würden. Die Betriebsprüfer verprobten die Angaben in der Praxis oft mit sonstigen Fahrzeugkosten wie Tankbelegen oder Werkstattrechnungen. Kleinere Mängel könnten akzeptiert werden, wenn die Angaben insgesamt plausibel seien. Doch in einem Verfahren wurde ein Fahrtenbuch mit 15 Fehlern in drei Jahren schon als Beweis verworfen.

Das FG stellte zwar fest, dass gesetzlich nicht genau definiert sei, was ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch eigentlich sei. Dem Gesetzestext sei aber zu entnehmen, dass die Vollständigkeit und Richtigkeit der Belege gewährleistet und leicht zu überprüfen sein müsse. Ein mit einem Computerprogramm erstelltes Fahrtenbuch sei nur dann zu akzeptieren, wenn einmal eingegebene Daten nicht nachträglich verändert werden könnten oder diese Veränderungen zumindest protokolliert würden.

Der Apotheker war davon ausgegangen, ein solches Programm verwendet zu haben. Manipulationen am Fahrtenbuch wurden ihm bei der Prüfung auch nicht nachgewiesen. Doch in diesem Fall reichte es aus, dass der Betriebsprüfer darlegen konnte, dass nachträgliche Änderungen unbemerkt möglich seien. Man müsse gegen den Apotheker entscheiden, da dieser die Darlegungslast trage, so das Gericht.

Für die Apotheker könnte das Urteil des FG vom Oktober weitreichende Folgen haben, schätzt man bei der Finanzverwaltung: Sollten Anforderungen an die Überprüfung der Unveränderbarkeit von Fahrtenbüchern auf PC- und Registrierkassen übertragen werden, würde sich vermutlich auch bei den Dienstleistern im Apothekenbereich ein Nachrüstungsaufwand ergeben.