Apothekenumzug im laufenden Betrieb

Berlin -

Ein Apothekenumzug ist in jedem Fall eine logistische Herausforderung. Apothekerin Meike Roßberg aus Wuppertal wird es nun aus eigener Erfahrung bestätigen können. Nur zwei Wochen vor Weihnachten hat sie mit ihrem Team den Umzug der Hahnerberg-Apotheke bewältigt, ohne die Apotheke auch nur einen Tag zu schließen.

„Wir haben zwar überlegt, ob wir die Apotheke für einen Tag, den Samstag, schließen, haben uns jedoch dagegen entschieden“, berichtet Roßberg. „Das hat den Umzug allerdings nicht gerade vereinfacht.“ Weil der Umzug einer Apotheke eine besondere logistische Herausforderung ist, begann Roßberg bereits im Spätsommer mit den Vorbereitungen. „Im Fokus stand zunächst die Überlegung, was im Vorfeld schon in die neuen Räume gebracht werden kann und was bis zur letzten Minute am alten Standort bleiben muss“.

Etwa zwei Wochen vor dem Tag X konnte es richtig losgehen. Die Mitarbeiter der Apotheke haben angefangen, den Kommissionierer mit Medikamenten zu „füttern“. Rund 20.000 Packungen mussten nach Angaben der Apothekerin aus- und wieder eingelagert werden. „Bis zum Umzug haben wir rund frei Viertel davon geschafft“, berichtet sie. Vor allem am Umzugswochende habe man permanent Arzneimittel eingelagert. Der Rest musste parallel zum laufenden Betrieb in neuen Räumen erledigt werden.

Obwohl seltener nachgefragte Medikamente, Verbandsmaterialien, Aktenordner und Bücher per Botendienstauto und Rollwagen in die neuen Räume geschafft wurden, liefen Beratung und Verkauf am alten Standort weiter. Die Kunden erhielten sämtliche Medikamente. „Allerdings mussten die Mitarbeiter das eine oder andere Mal rüber laufen, um Produkte aus dem Wahl- und Sichtbereich zu holen“, erzählt die Pharmazeutin. So wollte eine Kundin beispielsweise für ihren Enkel Badewasserfarben kaufen. Sie waren allerdings schon am neuen Standort.

Weit mussten die Apothekenmitarbeiterinnen nicht gehen: Die neuen Räume liegen direkt gegenüber auf der anderen Straßenseite. Im Sommer hat dort eine Kaiser's-Filiale geschlossen. Roßberg ergriff die Chance und baute in den vergangenen Monaten den ehemaligen Supermarkt in eine Apotheke mit einem Drive in-Schalter um.

Das Schicksal vieler Privatleute, die umziehen und sich plötzlich mit den Tücken der Technik konfrontiert sehen, ereilte auch die Apothekerin. Die Telefonanlage am alten Standort wurde bereits am Freitagvormittag abgeschaltet. „Uns bliebt dann nichts anderes üblich, als auf ein privates Mobiltelefon umzuleiten“, berichtet sie. Allerdings seien einige Kunden irritiert gewesen, weil sie plötzlich eine private Mobilbox an der Strippe hatten.

Auch in der neuen Location funktioniert die Telefonanlage bis heute nicht optimal. „Eigentlich wollten wir vier Leitungen einrichten, jeweils für unterschiedliche Bedarfe wie beispielsweise Medikamentenbestellung oder Beratung“, erläutert die Pharmazeutin ihre Pläne. Auch rund vier Wochen nach Umzug seien es immer noch zwei Leitungen. An das neue EDV-System haben sich die Mitarbeiterinnen ebenfalls erst gewöhnen müssen.

Die größte Herausforderung sei aber, dass keiner so genau wisse, wo was lagere. „In der alten Apotheke wusste alle im Schlaf, welche Präparate sich an welcher Stelle im Lager befinden“, erinnert sich Roßberg. Sie schätzt, dass es noch drei bis sechs Monate dauern wird, bis alle Daten im System eingepflegt sind und die Mitarbeiterinnen beim Suchen nach bestimmten Medikamenten die EDV zur Hilfe nehmen können.

Das Problem führe so kuriosen Geschichten. So habe eine Kundin an Heiligabend einen Geschenkgutschein erwerben wollen. „Wir wussten allerdings einfach nicht, wo die Gutscheine sind“, erinnert sich die Apothekerin. Not macht erfinderisch: Und so habe die Kundin eine Weihnachtskarte erhalten, wo handschriftlich der Betrag eingetragen wurde. Auch als die Kassen mit Bonrollen bestückt werden sollten, hat sich herausgestellt, dass der Karton mit den Rollen „verschwunden“ ist. So musste noch schnell nachbestellt werden. Der Karton sei dann rund anderthalb Wochen nach dem Umzug wieder aufgetaucht.

Schließlich war es soweit: Als sich am Samstag um 14 Uhr die Türen der Hahnerberg-Apotheke schlossen, wurde der Endspurt eingeläutet. Bis zu 20 Menschen haben beim Umzug mit angepackt. „Teilweise haben meine Mitarbeiterinnen sogar ihre Männer mitgebracht, die uns dankenswerterweise geholfen haben“, sagt Roßberg. So stand der Eröffnung am Montag, dem 12. Dezember, nichts mehr im Wege.

Der Tag der Eröffnung wurden die Kunden mit einem Sekt begrüßt. Das Interesse an der neuen Apotheke war laut Roßberg groß. Rund 470 Menschen kamen am ersten Tag, um die Apothekerin zu den neuen Location zu beglückwünschen. „Einige hatten sogar Glückwunschkarten und Blumen mitgebracht“, berichtet sie.

Allerdings vergeht noch etwas Zeit, bis die Bauarbeiten an der Hahnerberg-Apotheke vollständig abgeschlossen werden können. So konnte beispielsweise die Zufahrt zum Drive-in-Schalter aufgrund der Witterungsverhältnisse nicht rechtzeitig fertiggestellt werden. „Das wird bestimmt noch bis Ende Januar oder Anfang Februar dauern“, schätzt die Pharmazeutin. Auch könne es schon mal passieren, dass die Decke hier und da tropfe. Das soll an der fehlenden Isolierung der Rohre liegen. „Das geht aber erst, wenn die Rohre richtig trocken sind. Das ist derzeit nicht möglich“. Auch daran sei das derzeitige Wetter schuld.

Trotz aller Probleme sei der Betrieb der Apotheke zur keiner Zeit gestört, sagt Roßberg. „Das wichtigste für mich ist, dass die Kunden sich in der neuen Apotheke gut fühlen.“ Sie bekomme seitens der Kunden sehr viel Lob für die großzügigen Räume und die helle und moderne Gestaltung der Offizin. „Ich habe sogar den Eindruck, dass meine Kunden mehr und lieber erzählen, weil sie die Atmosphäre gut finden und sich hier sehr wohl fühlen.“ Denn je persönlicher der Kontakt zum Patienten sei, desto besser funktioniere die Beratung.