Digitale Fußspuren der Mitarbeiter

Berlin -

Wer war das? Im Betriebsablauf einer Apotheke ist es oft wichtig zu wissen, welcher Mitarbeiter ein Medikament abgegeben, eine Nachbestellung ausgelöst oder sonst eine Änderung im System vorgenommen hat. Die Softwarehäuser bieten verschiedene Methoden zur Mitarbeiterkennung an. Schon aus datenschutzrechtlicher Sicht ist eine Identifikation notwendig, existentiell kann sie bei einer Betriebsprüfung werden.

Apotheken sind nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GOBS) dazu verpflichtet, die Datensicherheit zu garantieren. Ein internes Kontrollsystem ist daher Pflicht. Der Inhaber muss zudem sicherstellen, dass Daten im System nicht nachträglich verfälscht werden können, jede Änderung muss protokolliert werden. Betriebsprüfer lassen sich gerne die Berechtigungsnachweise und Zugangsbeschränkungen zeigen, denn diese sind eine Voraussetzung der GOBS.

Jedes Warenwirtschaftssystem bietet verschiedene Möglichkeiten der Mitarbeiterkennung an. Die schlichteste Variante ist ein offenes System, bei dem sich jeder Mitarbeiter per Knopfdruck oder Antippen des Profilfotos anmelden kann. Wichtig ist, dass die Accounts mit einem individuellen Kennwort oder wenigstens einem Kürzel gesichert sind.

Schneller und sicherer sind technische Hilfsmittel zur Identifikation: Eine typische Lösung ist die Kennung durch RFID-Codes. RFID steht für radio-frequency identification und ist heute die einfachste Technologie zur berührungslosen Erkennung. Der Code kann beispielsweise in einem Armband, Chip oder auf einer Karte gespeichert werden. Hält der Mitarbeiter den Transponder vor das Lesegerät, ist er automatisch eingeloggt.

Allerdings ist die Technik nicht ganz billig. Günstiger ist es, den ohnehin vorhandenen Scanner für die Arzneimittelpackungen zur Identifikation zu verwenden. Dies ist beispielsweise über einen Strichcode oder 2D-Code auf der Mitarbeiterkarte möglich.

Eine weitere Variante ist der Fingerabdruckscanner: Obwohl alle großen Softwarehäuser eine Lösung anbieten, ist der „Fingerprint“ noch eher selten im Einsatz. Die Meinungen zur Tauglichkeit in der Praxis gehen auseinander. Gerade bei mehreren Anwendern sei der Scanner schnell verschmutzt, eingecremte Hände erschwerten das Problem, monieren Kritiker. Die Erkennung dauere oft zu lange. Andere Anwender schwören auf die Technologie.

Laut dem Softwarehaus Awinta liegt ein Vorteil darin, dass Vorgänge einfach per Fingerprint vom Terminal am HV-Tisch ins Back-Office übertragen werden können. „Dabei werden alle Daten – Passwörter, Codes, Fingerprints – nur im apothekeninternen System gespeichert“, so ein Sprecher. Bei Lauer-Fischer heißt das Modul Identi-Test. Vor allem geschützte Bereiche ließen sich damit optimal sichern, heißt es bei der CompuGroup-Tochter.

Über die Kennung ließen sich zudem unterschiedliche Bereiche der EDV freischalten, erklärt ein Sprecher des Anbieters ADG. So kann ein Mitarbeiter etwa Bestände ansehen, aber nicht ändern. Auch bei Funktionen wie Storno ist ein Rechtesystem üblich. Der Inhaber möchte vielleicht auch nicht, dass jeder im Team die betriebswirtschaftlichen Kennzahlen – Umsatz, Rohertrag oder Defektquoten einzelner Großhändler – einsehen kann. Bei der Software von ADG kann der Apotheker zum Beispiel einfach anklicken, auf welche Bereiche ein Mitarbeiter zugreifen darf.

Laut Lars Polap, Entwicklungsleiter bei Pharmtechnik, hat die Nutzung der Erkennungslösung zusammen mit auf die Apothekenorganisation abgestimmten Berechtigungssystemen stark zugenommen – insbesondere mit zunehmender Größe der Apotheken und steigender Anzahl der Mitarbeiter. „Wir empfehlen den Einsatz ausdrücklich, um eine nachvollziehbare Zuordnung von Abläufen und Transaktionen in der Apotheke zu den Mitarbeitern zu haben“, so Polap. Die Systeme könnten außerdem die Überwachungsstruktur des Apothekenleiters unterstützen und Fehler nachvollziehen.

Insgesamt sei das Sicherheitsbedürfnis in der Offizin größer geworden, sagte Sven Bertram, Geschäftsführer beim Softwarehaus Asys. Technisch sei fast alles möglich, jede Apotheke könne das gewünschte Sicherheitsniveau selbst wählen. Das betrifft auch die Umsetzung: „Wenn die RFID-Karte einfach neben der Kasse liegen bleibt, können wir auch nicht helfen“, so Sven Betram.