Wie die Kollegen Kasse machen

Berlin -

Der letzte Kunde ist raus, die Mitarbeiter im Feierabend. Für den Chef bleibt noch eins zu tun: Kasse machen. Und wenn es nach dem Finanzamt geht, bitte möglichst genau. In der Praxis handhaben es die Apotheker mit dem Zählen unterschiedlich genau, wie eine Umfrage von APOTHEKE ADHOC zeigt.

Mehr als die Hälfte wählt die einfachste Variante: Gezählt wird nur der Gesamtbetrag. Ein lückenloses und sauber geführtes Kassenbuch ist eine wichtige Voraussetzung, um heil durch die Betriebsprüfung zu kommen.

Wer es etwas genauer machen möchte, zählt und dokumentiert die Beträge der einzelnen Kassen. Gerade in großen Apotheken mit vielen Arbeitsplätzen verschafft das zusätzlich einen guten Überblick über die Bestände. Bei der Umfrage gaben 21 Prozent der Teilnehmer an, so zu verfahren.

Den Betriebsprüfer mit ihrer Aufstellung begeistern können 23 Prozent der Teilnehmer – natürlich nur, sofern alles stimmt. Sie zählen nicht nur jede Kasse nach Summe, sondern zusätzlich die jeweils genaue Anzahl der Scheine und Münzen.

3 Prozent machten zu der Frage keine Angaben. An der Umfrage nahmen am 27. und 28. Juni insgesamt 239 Leserinnen und Leser von APOTHEKE ADHOC teil.

Apotheker berichten vermehrt, dass Finanzämter genau prüfen, ob jede Kasse tagtäglich Cent genau gezählt wurde. In einem Fall machte eine Betriebsprüferin darauf aufmerksam, dass eigentlich jede Kasse einzeln und Cent genau gezählt werden muss. Letztlich ist es wohl Ermessenssache des Prüfers.

Steuerberater raten Apotheker zu einer exakten Einzelaufzeichnung pro Kasse. Einige empfehlen sogar, alle Münzen und Scheine nach Wert und Menge gesondert aufzulisten. Eine Geldwaage und -zählmaschine kann die Arbeit gegebenenfalls übernehmen, kostet selbst allerdings rund 200 Euro. Dafür werden die Ergebnisse gleich im PC gespeichert.

Steuerberater Dr. Bernhard Bellinger rät insgesamt zu großer Sorgfalt: „Die Kassensturzfähigkeit ist aus Sicht der Finanzverwaltung nur sichergestellt, wenn die Kassen einzeln gezählt werden.“ Allerdings werde das Kassenbuch einheitlich für alle Kassen geschrieben. Das Zählergebnis in Form eines Zählprotokolls muss laut Bellinger zu Dokumentationszwecken aber nicht bei den Kassenbelegen abgeheftet werden, „sofern es unmittelbar nach dem Zählen in das Kassenbuch eingetragen wird“. Ein Zählprotokoll sei gesetzlich nicht vorgeschrieben.

Andererseits diene das Zählprotokoll im Falle einer Prüfung dazu nachzuweisen, dass tatsächlich gezählt worden ist. Aus dem Zweck des Zählprotokolls wiederum lasse sich ein Mindestinhalt herleiten. Dann sei es sinnvoll, die Stückelung aller Münzen und Geldscheine zu vermerken. Das diene den Finanzämtern als Nachweis, dass tatsächlich ausgezählt worden sei, so Bellinger.