Apotheker müssen IK kontrollieren

Berlin -

Derzeit sorgen die neuen Rezeptköpfe und die Umstellung von einem sieben- auf ein neunstelliges Institutionskennzeichen der Kassen für viel Verwirrung in den Apotheken: Einige Ärzte drucken noch die alte Nummer, manche Praxissysteme schneiden Ziffern ab – und manche Apotheker schicken korrekt ausgestellte Rezepte in die Praxen zurück. Doch nicht alles, was falsch wirkt, ist es auch. Derweil befürchten die Rechenzentren einen hohen Mehraufwand und bitten die Apotheker, die Ärzte aufzuklären.

Die Ursache für die Probleme ist die elektronische Gesundheitskarte (eGK): Bislang wurden die neuen Karten wie die alte Versichertenkarte behandelt. Zum 1. Oktober wurde die Datenverarbeitung auf die Formate der eGK umgestellt. In diesem Zusammenhang wurde das Personalienfeld auf den Rezepten angepasst.

Die äußeren Ausmaße des Feldes, die Anzahl der Zeilen sowie die Zeichenpositionen bleiben unverändert. Nur das Feld „Kassen-Nr.“ wurde in „Kostenträgerkennung“ umbenannt. Da alte Vordrucke aufgebraucht werden können, werden die neuen Rezepte erst mit einiger Verzögerung in den Apotheken auftauchen.

Bereits ab Oktober müssen allerdings neue Daten aufgedruckt werden: Statt der Vertragskassennummer (VKNR) wird das WOP-Kennzeichen für den jeweiligen KV-Bereich angegeben, vor der Postleitzahl ist künftig ein Länderkennzeichen obligatorisch, das IK ist neunstellig und die Angabe des Status wurde überarbeitet. Die bislang oft fünfstelligen Ziffern wurden abgelöst durch drei einzelne, optionale Ziffern für die Versichertenart (1 – Mitglied, 3 – Familienversicherter, 5 – Rentner und ihre Familienangehörigen), die besondere Personengruppe und ein mögliches Disease-Management-Programm (DMP).

Für die Apotheken ist besonders die Änderung der IK auffällig und relevant. Dem bislang siebenstelligen Kennzeichen wird nun eine „10“ vorangestellt. Die Nummer muss also neunstellig sein.

Doch die Umstellung verlief nicht reibungslos. Das liegt vermutlich an vielen Faktoren: Einige Ärzte arbeiten nach wie vor mit einer alten Software und haben die entsprechenden Updates nicht durchgeführt. Sie stellen nach wie vor Rezepte mit der alten, siebenstelligen IK aus.

Andere Programme sind noch nicht auf die Änderung vorbereitet. Ein Sprecher der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) erklärt, dass sich zwölf kleinere Softwareunternehmen noch nicht entsprechend zertifiziert hätten. Sie haben nun die Möglichkeit zu einer Nachzertifizierung: „Wir wollen, dass die Zertifizierung schnellstmöglich erfolgt, spätestens bis Ende des Jahres“, so der Sprecher.

Schließlich gab es auch bei einer zertifizierten Software Probleme, dem Programm x.comfort des Anbieters Medatixx. Geschäftsführer Jens Naumann erklärt, dass es in bestimmten Fällen – etwa wenn Ärzte bestimmte Schriftarten oder -typen eingestellt hatten – passieren konnte, dass die letzten beiden Ziffern der IK nicht gedruckt werden. In diesen Fällen können die Apotheken und deren Rechenzentren nicht erkennen, bei welcher Kasse der Patient versichert ist.

Naumann zufolge ist die Software bundesweit in rund 5000 Praxen installiert. Er schätzt, dass es bei etwa 10 Prozent der Anwender zu Problemen gekommen war. Er betont, dass schon wenige Stunden nach der ersten Fehlermeldung ein entsprechendes Update zur Verfügung stand – die Ärzte müssten es nur installieren.

Bei der Recherche ist Naumann im Gespräch mit den Medizinern aber auch aufgefallen, dass einige Apotheken korrekt ausgefüllte Rezepte in die Praxen zurückgehen ließen – weil sie vermeintlich falsch ausgefüllt waren. Das Problem: Die Rezepte seien korrekt mit der neunstelligen IK und den übrigen Neuerungen versehen gewesen, aber die Apothekensoftware habe die neue Kopfbedruckung nicht verarbeiten können. Aus seiner Sicht rühren die derzeitigen Probleme aus einer Mischung verschiedener Fehler.

Doch was muss eine Apotheke tun, wenn sie ein Rezept mit falscher Bedruckung erhält? „Es wäre sinnvoll, wenn die Ziffern hinten ergänzt werden, idealerweise durch die Arztpraxis, oder in Absprache mit der Praxis“, so Herbert Wild, Geschäftsbereichsleiter für die Apothekenabrechnung bei der VSA. Für das Rechenzentrum ist schlichtweg die Menge ein Problem: Ist die Angabe fehlerhaft, muss sie über den Namen korrigiert werden. Das bedeutet einen hohen Aufwand.

Wild fordert die Apotheker auf, genau hinzuschauen: Bei den meisten Rezepten mit einer siebenstelligen IK fehle schlichtweg die „10“, weil die Praxen die Rezepte wie vor dem 1. Oktober ausgestellt hätten. Diese Rezepte seien für die Rechenzentren kein Problem.

Klaus Henkel, Geschäftsführer des privaten Rechenzentrums AvP, rät den Apothekern ebenfalls, sich an den Arzt zu wenden. Der müsse möglichst schnell das Update installieren, da dies in den Praxen oft nicht automatisch geschehe.

Ob Apotheker die Rezepte handschriftlich um die beiden fehlenden Ziffern ergänzen dürfen, ist derzeit ungewiss – verschiedene Apothekerverbände haben dazu offenbar noch unterschiedliche Auffassungen. Auf Nummer sicher gehen Apotheker also, wenn sie die Angabe vom Arzt ergänzen lassen.

Um die Probleme schnell zu lösen und Retaxationen zu vermeiden, ist der Deutsche Apothekerverband (DAV) derzeit im Gespräch mit allen Beteiligten. Dabei gibt es einem Sprecher zufolge drei Ansatzpunkte: Zunächst müsse der Umfang des Problems herausgearbeitet werden. Außerdem müsse mit den Ärzten besprochen werden, wie die Unzulänglichkeiten behoben werden könnten. Und natürlich müsse mit den Krankenkassen auch über die Folgen gesprochen werden.