200 statt 700 Artikel: KI betreut Defektlisten

Berlin -

Emma ist die neue Mitarbeiterin in den Apotheken von Dr. Philipp Hoffmann in Diez. Der Inhaber zahlt ihr einen Monatslohn von etwa 800 Euro. Dafür arbeitet sie im Backoffice zwölf Stunden pro Tag – ohne Pause. Emma ist keine PKA, sie ist eine Künstliche Intelligenz (KI). Seit April ist die Software in den fünf Betrieben Hoffmanns und seines Vaters im Einsatz. Die Inhaber sind – bis auf wenige Ausrutscher – sehr zufrieden.

Wenn Hoffmann an Emma denkt, kommt er ins Schwärmen. „Sie kann lesen, sehen, klicken“, sagt der Inhaber der Dr. Hoffmanns Apotheken. Gelernt hat sie von Hoffmann und vier weiteren Angestellten. „Ich habe noch nie programmiert, bin aber offen für Computer. Meine Mitarbeiter haben das Training auch gemacht und geschafft.“ Die anfängliche Skepsis des Teams habe sich fast vollständig aufgelöst und mitunter seien die Angestellten froh darüber, dass auch Emma einmal Fehler macht.

Fehler passieren

Einer davon habe mit rund 100 Packungen Bepanthen Narbengel geendet. Die Produkte bestellte Emma an einem Wochenende immer wieder. „Es war ein Fehler in der Einstellung, der sich ständig wiederholt hat. Sie ist so gut, wie man sie bastelt“, sagt Hoffmann. Die Produkte hat er eingelagert und ist zuversichtlich, dass er sie an den Mann bringen wird. Eine Abmahnung gab es für Emma nicht, stattdessen schrieb der Chef den Befehl neu.

Emma ist ein Produkt des deutschen Unternehmens Wianco Ott Robotics aus Seeheim-Jugenheim in Hessen. Bei der Software handelt es sich demnach um eine kognitive KI. Weil keine Codes nötig sind, können auch Einzelpersonen oder Unternehmen das Programm nutzen. Spezielle IT-Kenntnisse sind nicht erforderlich.

Die Nutzung sei „schon teuer“, sagt Hoffmann. Man müsse je nach Vertragslänge pro Monat mit etwa 800 Euro rechnen. „Für eine kleine Apotheke ist das viel, wir haben fünf Betriebe.“ Für ihn lohne sich die Investition. Emma sei es zu verdanken, dass die eigene Defektliste von über 700 auf unter 200 Artikel gefallen ist. Insgesamt ist die KI etwa 70 Wochenstunden im Einsatz. „Eine Zeit, die wir für wichtigere Dinge haben. In Klicks umgerechnet sind das über 20.000 pro Tag, die wir nicht mehr selbst machen müssen.“

KI übernimmt Defektabfrage

Die wichtigste Arbeit sei die Defektabfrage und Bestellung beim Großhandel und Herstellern mit Direktgeschäft. Alle 30 Minuten fragt sie für jede Apotheke einzeln an. Die Bestellmenge werde anhand des Mindestbestands von ihr angepasst. Zudem ziehe sie aus Prokas die Rechnungen und schicke diese per Mail an die Kundschaft, das seien etwa 100 pro Tag. Emma kümmere sich auch um Zahlungserinnerungen und verschicke etwa 150 Mails pro Woche.

Zudem erhielten die Kundinnen und Kunden von Emma eine Aufforderung, die Apotheke zu bewerten, wenn die Mailadresse vorhanden sei. Die KI könne auch Fehlermeldungen der KoCoBox erkennen und eine Wiederherstellung auslösen. Sie könne bei Preiserhöhung Preise neu kalkulieren, diese runden und in Prokas importieren.

Die Angestellten von Hoffmann müssen sich nicht mehr um das Erstellen von Stellenanzeigen bei den Portalen der Kammer kümmern. Auch Rückrufe und Rote-Hand-Briefe erkennt die KI und trägt sie ein. Sie schreibt eine kurze Zusammenfassung über Verbandsinformationen, lädt Rechnungen herunter oder schickt Informationen an den Steuerberater.

Vorteile fürs Team

Durch die KI könnten sich die Angestellten auf die „wichtigen Aufgaben in der Apotheke“ fokussieren. Zudem sei es möglich, die Arbeitsanweisungen mit Kolleginnen und Kollegen zu teilen. Dazu schickt Hoffmann einen erstellten Prozess an einen anderen Apotheker. „Das Beste ist, dass meine Mitarbeiterinnen und ich sie selbst trainieren können, ohne IT-Kenntnisse.“ Die Angestellten seien zufrieden, da sie sich nicht mehr mit „stupiden Arbeiten“ beschäftigen müssten. „Sie haben wieder mehr Zeit, kreativ zu sein. In Zeiten des Fachkräftemangels entlastet sie das Team.“