Die Überprüfung der Daten aus den Warenwirtschaftssystemen im Rahmen von steuerlichen Betriebsprüfungen haben in den letzten Jahren deutlich zugenommen. Hierbei gehen Betriebsprüfer immer mehr dazu über, Inkonsistenzen in den Daten zu suchen, um über sie eine Verwerfung der Buchhaltung zu begründen, was dann die Befugnis zur Schätzung auslöst.

Deshalb hat die ASYS für und mit ihren Kunden diverse Maßnahmen ergriffen, um Angriffspunkte für Betriebsprüfer zu minimieren, bzw. auszuschließen. Das zahlt sich bei Prüfungen aus.

Erstellen einer GdPDU-konformen Daten-CD für die Betriebsprüfung

Um die möglichen Diskussionspunkte im Bereich der Datensätze zu minimieren, ist es zwingend notwendig, eine Daten-CD zu erstellen. Hier sollten sich die Daten streng an den minimal geschuldeten Vorgaben der ApoAudit, welche auch beim Finanzamt bekannt sind und rechtlich geprüft wurden, orientieren. Bei den GdPdU-Daten gilt der Grundsatz: WENIGER IST MEHR.

Definition der steuerlich relevanten Abläufe in einer Verfahrensdokumentation

Alle Systeme, in denen steuerlich relevante Daten vorkommen, müssen incl. ihrer Einbindung in den Gesamtprozess in einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Die Firma ASYS stellt diese Verfahrensdokumentation kostenfrei zur Verfügung. Neben den Verfahrensabläufen werden hier auch die häufig gestellten Fragen bei Betriebsprüfungen kontinuierlich eingepflegt. Eine Integration in das QMS der Apotheke ist jederzeit möglich.

Im zweiten Teil (Montag 12.03.) zu diesem Thema werden die ergänzenden Maßnahmen erläutert, welche im Bereich Digitale Betriebsprüfung zur Verfügung stehen.