Mit der Einführung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datengrifft) im Jahr 2015 hat sich der Verwaltungsaufwand für Apotheker deutlich erhöht. Diese sind seitdem dazu verpflichtet, sogenannte Verfahrensdokumentationen zu den in den Apotheken eingesetzten Buchführungssystemen zu erstellen. Dahinter steht das Ziel, dass jeder Mitarbeiter über einen aktuellen Wissensstand zu Arbeitsanweisungen wie Zuständigkeiten verfügt und zudem eine dauerhaft hohe Qualität der Warenwirtschaft zugesichert werden kann.

Aufgrund solcher und weiterer Anforderungen macht die Nutzung intelligenter Softwareprogramme im Apothekenalltag viel Sinn. Schließlich können diese das tägliche Betriebsgeschäft erheblich vereinfachen. Aber welche verschiedenen Systeme gibt es am Markt und von welchen profitieren Apotheken am meisten?

Hilfreiche Softwareprogramme für Apotheken

Kassensysteme
Sie erfassen alle Kassiervorgänge zentral und bieten dem Personal eine benutzerfreundliche Handhabung im Alltag. Kunden haben darüber hinaus die Möglichkeit, ihre Rezepte und Arzneimittel bargeldlos zu bezahlen und erhalten im Reklamationsfall eine zügige und kompetente Beratung vom Apotheker.

Warenwirtschaftssysteme
Mithilfe eines Warenwirtschaftssystems lassen sich täglich alle Daten zu Warenein- und -ausgängen aufzeichnen. Damit ist die Apotheke in der Lage, eine optimale Bedarfsplanung und Lagerhaltung zu gewährleisten und das Risiko von Verlusten nachweislich zu minimieren.

Buchführungssysteme
Am Ende des Tages erstellt eine ordentliche Buchhaltungssoftware auf Grundlage der erfassten Daten zu Verkaufsvorgängen und Warenströmen einen GoBD-konformen Tagesabschluss. Hilfreiche Schnittstellen ermöglichen einen Informationsaustausch mit anderen Dienstleistern wie beispielsweise dem Steuerberater.

Qualitätsmanagement-Systeme
Ein spezielles Qualitätsmanagement-System ist essentiell, um die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften in der Apothekenbetriebsordnung (ApBetrO) zu garantieren. Zudem unterstützt es Apotheker und Filialleiter dabei, die individuellen Regelungen des eigenen Qualitätsmanagement-Handbuchs zu berücksichtigen.

ERP-Systeme
Eine moderne ERP-Software bietet Apotheken den großen Vorteil, dass sie alle genannten Funktionen in sich vereint bzw. sich bequem um das jeweils erforderliche Programm erweitern lässt. Sie kommt gleich in mehreren Geschäftsbereichen zum Einsatz:

• Lager und Logistik
• Buchhaltung
• Personalwesen
• Warenwirtschaft

Damit bietet ein solches Programm eine hohe Flexibilität, Zeit- und Kostenersparnis sowie die aktuelle Arzneimittelinformationen aufgrund eines mobilen und ortsunabhängigen Zugriffs durch die Cloud. Weitere Details zu den Einsatzgebieten liefert dieser Kaufratgeber für ERP im Überblick.

Verantwortlich für den Inhalt ist Frank Schneider Frank.schneider.mobil(@)t-online.de.