Ab dem 01.01.18 hat die Finanzverwaltung die Möglichkeit eine Kassennachschau in der Apotheke durchzuführen. Der Finanzbeamte erscheint unangekündigt und während der normalen Geschäftsöffnungszeiten. Er prüft ausschließlich innerhalb der Geschäftsräume folgende Punkte:

• Wird das Kassenbuch täglich, vollständig und richtig geführt?
• Ist die Kasse kassensturzfähig?
• Liegen die Bedienungsanleitung und die technische Dokumentation des WWS-Anbieters sowie die eigene Verfahrensdokumentation des Inhabers vor?
• Sind die Kassendaten vollständig und plausibilisierbar?

„Seit Anfang des Jahres simuliert die C&P Digital GmbH, im Rahmen Ihres Projektes ApoDok - Die Verfahrensdokumentation für Apotheken (www.apodok.de), in Apotheken die Kassennachschau“ berichtet Steuerberater Nelson Cremers. In allen Fällen waren die Dokumentationen zum WWS nicht vollständig oder nicht sofort griffbereit. Die eigene Verfahrensdokumentation lag in den seltensten Fällen vor.

Da die Kassennachschau nur 30 bis 60 Min. dauern soll, kann davon ausgegangen werden, dass zunächst die Formalvoraussetzungen geprüft werden. Daher kann nur Folgendes dringend empfohlen werden:

• Bedienungsanleitung und Dokumentartion vom WWS-Anbieter bereit halten.
• Eigene Verfahrensdokumentation erstellen
• Eigene Kassennachschau simulieren

Die Verfahrensdokumentation muss sich am konkret eingesetzten WWS orientieren. "Kopiervorlagen" oder allgemein gehaltene Dokumentationen reichen nicht aus!

Wechselt das Personal, so ändern sich beispielsweise auch die Verantwortlichkeiten und Zugriffsberechtigungen. Softwareupdates des WWS-Anbieters können zu veränderten Anwendungsprozessen in der Apotheke führen. Diese Änderungen sind zu dokumentieren und zu historisieren. Verfahrensdokumentationen in Form von statischen Checklisten/Ausfüllhilfen reichen daher dauerhaft nicht!

Es besteht höchster Handlungsbedarf. Dabei bietet die Kassennachschau auch eine Chance eine vom Finanzamt bereits geplante "große" Betriebsprüfung zu vermeiden, wenn man sich richtig vorbereitet!

Weitere Infos erhalten Sie über ApoDok.