Cannabisspezifische Anwendungen, Ausrüstung und Personalplanung

Der Einstieg in die Medizinalcannabisabgabe erfordert nicht nur eine sorgfältige Planung von Einkauf und Lagerung: Auch sachgemäße Apothekensoftware, technische Ausrüstung sowie Personalplanung ist entscheidend.

Medizinalcannabis-Grundausrüstung
Zentral ist die Apothekensoftware. Die gängigen Systeme der Apothekensoftwareanbieter sind für den Umgang mit z.B. Medizinalcannabisblüten meist nur bedingt geeignet, da sie auf die Buchung von Packungen und nicht das grammgenaue Ein- und Ausbuchen ausgelegt sind. Zudem werden Versandhandel und Online-Warenshops im modernen Apothekenhandel immer wichtiger. Einsteigende Apotheken müssen prüfen: Kann mein bestehendes System die benötigten Zahlungsmodalitäten (z.B. Vorkasse) ausführen? Sind die z.B. 10 Gramm einer PZN grammgenau führbar?

Für Apotheken mit umfangreicheren Abgabeplänen sind auf Cannabisarzneimittel spezialisierte ERP-Systeme/Apotheken-Kommunikationssysteme derzeit alternativlos. Beispiele sind WooCommerce (WordPress-basiert) oder Shopware. Diese fungieren gleichzeitig als alternative Bestandskontroll- und Protokollsysteme: Bestellungen werden automatisiert übermittelt, mit dem Bestand verrechnet, entsprechende Etiketten gebucht sowie alles protokolliert. Das erlaubt mehr Übersicht über Lagerkapazitäten, Einkaufs- und Verkaufsgeschehen.

Neben der Software werden gewisse Arbeitsmittel benötigt: Absolute Grundlage sind ausreichende Lagerkapazitäten. Seit dem 01.04.2024 bedarf es keiner Tresore mehr, gesicherte Lagerflächen reichen aus. Die Identitätsprüfung nach DAB/DAC-Methoden A und B erfordert ein Mikroskop zur trichomalen und zellulären Betrachtung der Cannabisblüten. Die Dünnschichtchromatografie (DC) nach DAB/DAC-Methode C bedarf zusätzlich einer DC-Kammer, DC-Platten, Sprüh- und Referenzreagenzien, Laufweitenmarker etc. Alternativ zur Methode C können andere, validierte Prüfmethoden wie das ApoIdent 2.0-System (Nahinfrarot-Spektroskopie) verwendet werden. Dieses ist für alle Rezepturausgangsstoffsubstanzen nutzbar und effizienter.

Weitere essenzielle Anschaffungen sind Rezepturwaagen, Rezept- und Etikettendrucker sowie geeignete Primärpackmittel. Apotheken können zwischen Dosen, Violett- oder Braungläsern sowie Standbodenbeuteln wählen. Seit dem Wegfall der BtM-Pflicht sind keine kindergesicherten Drehverschlüsse mehr notwendig.

Personalplanung für Medizinalcannabis
Die Personalplanung hängt stark vom erwarteten Abgabeaufkommen ab. Bei Neueinstieg mit Wachstumsabsicht sollte mit ca. 30-50 Bestellungen pro Tag gerechnet werden. Die Abwicklung einer einzelnen Versorgung dauert im Schnitt 15-20 Minuten. Beim obigen Aufkommen braucht es dafür hauptsächlich zwei PTA: Eine zum Abfüllen und Etikettieren, eine zum Protokollieren und Kennzeichnen nach Apothekenbetriebsordnung. Bei bis zu 10 Bestellungen pro Tag sollte eine PTA ausreichen, bei über 50 bedarf es möglicherweise einer dritten. Weiter beteiligt sind eine PKA für die Wareneingangsprüfung und ein Apotheker für die Identitätsprüfung inklusive Freigabe des Rezepturarzneimittels.

Ganz wichtig sind 1-2 Personen für den Telefonservice/Kundenservice. Allgemeine Fragen zu Verfügbarkeiten, Preisabfragen und dem Bestellvorgang kann nicht-pharmazeutisches Personal übernehmen. Pharmazeutische (Beratungs-)Themen erfordern pharmazeutisches Personal.

Einstieg in den Medizinalcannabis-Versandhandel
Die Versandversorgung bindet deutlich mehr Personal: Neben zusätzlichen PTA für das höhere Bestellungsaufkommen, ist gerade der Kundenservice deutlich zu verstärken. Auch eine PKA allein für den Versandbereich könnte sich anbieten.

Für eine effiziente Abwicklung empfiehlt sich, einen separaten Versandbereich innerhalb der Apotheke einzurichten: mit eigenen Waagen, 1-2 Etikettendruckern, Sekundärpackmitteln (zweilagige Kartons, Füllmaterial) und Arbeitsplätzen.

Ein optimales Versandhandelssystem beinhaltet ein digitales Warenwirtschaftssystem, das Bestellungen automatisiert verarbeitet und direkt mit der Apothekensoftware verknüpft ist. Patienten sollten sich registrieren, Vorreservierungen abgeben und die komplette Bestellung durchführen können.