Weg mit dem "Mythos" Verfahrensdokumentation!
Bislang fehlen die notwendigen Dokumentationen oder sind nur rudimentär im QMS der Apotheke enthalten. Die Verfahrensdokumentation ist jedoch weder ein QMS im pharmazeutischen Sinne, noch ein "Finanz-QMS"!
Auf der Webseite www.apodok.de beschreibt Steuerberater Nelson Cremers in einer Videoreihe (klicken Sie hier: www.apodok.de/hilfe-und-anleitungen-anfrage) die genauen Bestandteile der Verfahrensdokumentation, die nachfolgend beschrieben werden.
Allgemeine Beschreibung:
Hier geht es um die Beschreibung des eingesetzten Warenwirtschaftssystems (WWS) mit den verwendeten Hardware- und Softwarekomponenten. Daneben sind die Zugriffsberechtigungen und der eingesetzte Zugriffsschutz zu dokumentieren. Die Ausarbeitung obliegt Ihnen selbst!
Anwenderdokumentation:
Hierbei handelt es sich im Wesentlichen um das Bedienerhandbuch.
Technische Systemdokumentation:
Hier beschreibt Ihr WWS-Anbieter wie die Datenbankstruktur aussieht und wie Ihr WWS-Anbieter die Vollständigkeit der Daten gewährleistet.
Betriebsdokumentation:
Dies ist der für Sie als Steuerpflichtigen der aufwändigste Teil. Der Fiskus fordert, dass Sie hier alle Anwendungsprozesse beschreiben, die für das Verständnis der tatsächlichen Anwendung des WWS aus steuerlicher Sicht für den Finanzbeamten erforderlich sind. Der Adressat ist also der Fiskus. Daher unterscheiden sich die Prozessbeschreibungen für diese Dokumentation stark von den Prozessen aus Ihrem QMS! Auch die Ausgestaltung des Internen Kontrollsystem (IKS), welches Ihnen hilft, Anwendungsfehler und Manipulationen am WWS zu vermeiden, obliegt Ihnen ebenfalls. Ohne IKS erkennt der Fiskus die Dokumentation nicht an!
Alle vier Dokumentationen ergeben zusammen "die" Verfahrensdokumentation!
Bei jeder Anwendungsänderung am System ist Ihre Dokumentation zu aktualisieren und mit einer neuen Versionsnummer abzulegen. Da dies viele vor ein großes Zeitproblem stellt, bietet ApoDok® (Klicken Sie hier: www.apodok.de/adhoc-apodok-info) einen automatischen Updateservice an! Das IKS ist fest in der Betriebsdokumentation verankert. Die Entwickler von ApoDok® (Klicken Sie hier: www.apodok.de/adhoc-apodok-info), sind erfahrene Steuerrechtsexperten im Bereich der digitalen Betriebsprüfung und Apothekenexperten! Dies sichert die Anerkennung durch die Finanzverwaltung! Und das ist doch das Ziel!
Weitere Infos erhalten Sie über www.apodok.de/adhoc-apodok-info.
