Korrespondenz mit Lieferanten, Steuerberater oder Banken werden heute meist über E-Mails abgewickelt. Seit längerer Zeit verschicken Mobilfunkanbieter ihre Rechnungen nicht mehr als Papierrechnung, sondern als E-Mail-Anhang; Tendenz steigend. Solche E-Mails enthalten auch steuerrelevante Informationen. Wie Papierbelege sind auch solche digitalen Belege über die steuerlichen Aufbewahrungsfristen rechtskonform zu archivieren.

Seit den GoBD 2015 ist klar, dass digitale Belege und E-Mails nur in elektronischer Form zu archivieren sind. Das Ausdrucken einer per E-Mail erhaltenen Rechnung und Ablegen in einem Ordner ist nicht ausreichend und stellt einen Formalmangel in der Buchhaltung dar. Der steuerrelevante E-Mail-Anhang ist in seinem Ursprungsformat in einem System zu speichern, welches keine Veränderungen und kein Löschen dieser Ursprungsdatei ermöglicht. Dies geht üblicherweise nur durch Einsatz eines sogenannten Dokumenten-Management-Systems (DMS). Auch der Finanzverwaltung ist bewusst, dass in kaum einer Apotheke eine rechtskonforme E-Mail-Archivierung stattfindet und erklärt diesen Punkt zu einem Prüfungsschwerpunkt in ihren Betriebsprüfungen!

Darüber hinaus sind alle steuerrelevanten E-Mails und Daten, welche z.B. auf Rechnern erzeugt werden, die nicht an die Warenwirtschaft angeschlossen sind, täglich zu sichern. Auch dies findet in Apotheken kaum statt. Eine komplette Datensicherung aller E-Mails und aller Rechner ist ebenfalls Grundvoraussetzung für eine ordnungsgemäße Abwicklung der Buchhaltung im Sinne der GoBD seit 2015. Vor dem Hintergrund der nächsten zu erwartenden Prüfungswelle der Finanzverwaltung besteht hier dringender Handlungsbedarf!

Die Beschreibung des Archivierungs- und Datensicherungskonzeptes ist zwingender Bestandteil der eigenen Verfahrensdokumentation. Hierzu liefert ApoDok® eine praktisch umsetzbare Lösung und gibt auch technische Hilfestellung beim Implementieren von Archivierungs- und Datensicherungssystemen. Für die Archivierung und Sicherung von E-Mails und Daten greift ApoDok^® entweder auf Cloud-Lösungen oder eigene Soft- und Hardware-Lösungen für die Apotheke zurück. ApoDok^® bietet diesbezüglich ein kostenloses und unverbindliches telefonisches Beratungsgespräch an.